FAQ

Der ADS Datenbankserver startet auf dem Server 2012R2 plötzlich nicht mehr

Beim starten des Dienstes erscheint ide Meldung: Der Dienst „Advantage Database Server“ auf lokaler  Computer konnte nicht gestarte werden. Fehler 1053: Der Dienst antwortete nicht rechtzeitig auf die Start- oder Steuerungsanforderung.

 

Schauen Sie im Ereignislog des Computers unter Software. Sehen Sie sich die Fehlermeldung an. Im oberen Bereich steht ein Fehlercode und der Grund:

  • A registered copy of the Advantage Database Server is already running on a server on the network.  (Grund)
  • A fatal Advantage Database Server error occurred. Fatal error code is 7044. Advantage Service will be stopped immediately. (Was hat der Computer aufgrund dessen gemacht)

Dieses heisst, im Netzwerk läuft ein zweiter Datenbank Server. Bitte beenden Sie diesen auf dem anderen Gerät. Danach startet der korrekte wieder normal.

TopKontor Handwerk bricht bei der Lizenzprüfung ab

Nur von versierten Benutzer ausführen | Eine aktuelle Datensicherung sollte vorlieren!

Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten.

  • Die Lizendatei kann beschädigt sein ( die Datei Lic.hw sollte eine Größe um die 300kb besitzen), wenn dieses nicht der Fall ist liegt eine vermutlich beschädigte Datei vor. Eine neue Lizenzdatei erhalten Sie im Support.
  • Die Lizenzdatei ist nicht richtig registriert im System. Um dieses nachzuholen wird folgendermaßen vorgegangen:
    • Starten Sie die Kommandozeile als Administrator
    • Geben Sie den Pfad zur Programminstallation mit der folgenden Aufstellung (Standardpfad kann abweichen): regsvr23 „C:\Program Files (x86)\bluesolution software GmbH\TopKontor Handwerk\LicProtector410.dll“
    • Eingabetaste drücken, bei Erfolg erscheint eine sntspreche positive Meldung.
    • Programstart prüfen.
  • Sie arbeien mit einem eingeschränkten Benutzerkonto. Dieses tritt häufig in Netzwerken mit Domänen auf. Das Benutzerkonto verfügt nicht über ausreichend Berechtigungen um das Programm zu starten. Prüfen Sie es einmal mit Administratriven Berechtigungen.
    • Rechte Maustaste auf das TopKontor Handwerk Icon
    • Ausführen als Administrator anklicken
    • Wenn das Programm dann startet fehlen Berechtigungen.

Sollte dieses nicht helfen, erstellen Sie bitte ein Ticket oder rufen im Support an.

Automatische Positionsnummerieung ausschalten

Sie möchten in TopKontor Handwerk die Positionsnummern ändern.

Gehen Sie dafür bei einem geöffneten Dokument oben auf DOKUMENTEINSTELLUNGEN. Wählen Sie den Reiter „Zusätzlich“

Durch eine deaktivierung des Hakens können Sie die Nummerierung selber festlegen.

Bei der Datevübergabe werden keine Belege angezeigt

Sie wollen mit der TopKontor Handwerk Offene Posten Verwaltung Ihre Daten aus dem Vormonat an den Steuerberater versenden.

Bei der Übergabe stellen Sie aber fest, dass keine Belege zum übergeben bereit stehen.

 

Dieses hängt damit zusammen das Ihr Rechnungsausgangsbuch/ Rechnungseingangsbuch nicht gedruckt ist.

Drucken Sie diese RA/ RE Bücher bitte einmal aus (Achten Sie bitte exakt auf den Zeitraum!!). Es erfolgt eine Abgrafe ob diese jetzt übergeben werden sollen. Mit Ja beantworten.

Die Belege stehen nun bereit und können per DATEV5 exportiert werden.

Wie kann ich eigene Leistungen oder manuelle Leistungen in den Leistungsstamm bekommen?

Sie haben z.B. ein Dokument mit Positionen, die Sie häufig verwenden möchten. Um diese nun permanent im Leistungsstamm abzuspeichern gehen Sie folgender Maßen vor:

Vorgang “ Erstellen einer eigenen GAEB Datei“

  1. Erstellen Sie ein beliebiges Dokument in TopKontor Handwerk
  2. Speichern Sie dieses bitte ab
  3. Gehen Sie im Dokument auf den Menüeintrag Dokument
  4. Wählen Die den Knopf „Datenexport“ und wählen erneut „Ausgabe von eigenen GAEB Daten 93 etc)
  5. Es erscheint ein Fenster, dort wählen Sie „83 Angebotsaufforderung“, als Dateiformat GEAB 90 und setzen den Haken bei „mit Preisen“
  6. Wählen Sie einen Pfad aus unter dem TopKontor Handwerk die gleich erstellte Datei abspeichert.
  7. Vergeben Sie einen Namen und drücken „Speichern“
  8. Betätigen Sie im oberen Bereich des Fensters „Weiter“
  9. Lassen Sie den Punkt bei „keine weiteren Aktionen“
  10. Erneut „Weiter“ drücken
  11. Es erfolgt eine Statusmeldung, die mit OK bestätigen, dass Protokoll anschliessend mit „Schliessen“ bestätigen.
  12. Schliessen Sie nun das Dokument wieder.

Vorgang “ Import von eigenen GAEB Daten“

  1. Klicken Sie im Programm auf den Reiter „Schnittstellen“
  2. Drücken Sie den Knopf „Datenimport Stammdaten“ und wählen GAEB in Leistungsstamm
  3. Es erscheint ein Fenster, über Hinzufügen wählen Sie nun die zuvor erstellte Datei aus (Achten Sie drauf, dass unten Rechts das Dateiformat auf „GAEB D83 “ steht.
  4. Wenn die Datei übernommen wurde, dann sehen Sie diese nun im Fensterbereich “ Einzulesende Datei“.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“
  6. Im jetztigen Auschnitt wählen Sie bitte ein Gewerk unter dem die Leistungen eingelesen werden.
  7. Setzen Sie im rechten Bereich die Punkte „Übernahme Suchbegriffe“, „Leistungsverzeichnisw mit Anlage der Leistungen automatisch generieren“ und bei Gruppe tragen Sie einen NAmen ein unter dem Sie diese Positionen im Leistungsstamm ablegen wollen. Als Beispiel „Meine Leistungen“.
  8. Mit „Weiter“ und dann „Schliessen “ ist der Import abgeschlossen.
  9. Im Leistungsstamm sehen Sie nun Ihre eigenen Leistungen.
Rechnung stornieren – Eine Stornorechnung oder Gutschrift aus oder für eine Rechnung erstellen

Wenn Sie eine Gutschrift oder Stornorechnung erstellen wollen, so ist nur möglich, wenn die Rechnung gedruckt wurde.

Im Dokument unter Umwandeln > Gutschrift / Stornorechnung wählen. Der Beleg wird umgewandelt.

Die Rechnungskorrektur oder Stornorechnung muss jetzt einmal gedruckt werden. Nach dem Druck und der Rechnungsausgangsbuchfrage erscheint der Beleg in der OP Verwaltung.

Im OP Center können Sie nun  die Rechnung buchen. Bei der Stornorechnung bitte ohne Betrag buchen.

Achtung: Bei Teil.- und Abschlagsrechnungen ist keine Gutschrift oder Stornorechnung möglich. In diesem Fall ist nur eine Gutschrift auf das jeweilige Projekt in der Projektverwaltung per rechte Maustaste möglich.

Programmabsturz mit der Meldung „6420 Unable to „discover“ the Advantage Database Server „

Problem:

Die Verbindung zu Datenbank (Datenbankserver) wurde nicht gefunden oder ist unterbrochen

Lösung:

Für eine funktionierende Konfiguration sind folgende Dinge notwendig:

Wichtiger Hinweis: Wenn die Lizenz im Netz auf zwei verschiedenen Rechnern als normale Vollinstallation installiert wird, kann der Server nur auf dem ersten angeschalteten Rechner gestartet werden. Der ADS-Server kann mit der gleichen Lizenznummer nur einmal im Netzwerk aktiv sein. Deinstallieren Sie den Server auf einem der Rechner oder stoppen Sie den ADS-Serverdienst auf dem zweiten Rechner!

Wenn es das nicht war:

1. Es muss eine Freigabe auf dem Server eingerichtet sein, in der die Arbeitsstationen auf dem Datenpfad Vollzugriff haben.
(Die Karteikarte Sicherheit beachten, und Vollzugriff rekursiv vergeben)

2. Die Arbeitsstation muss die Freigabe des Servers per
Rechnername\Freigabename erreichen können.

3. Die Verbindung zur Freigabe des Servers muss über den Rechnernamen, nicht die IP- Adresse erfolgen. Desweiteren ist für eine stabile Einbindung der Daten der UNC-Pfad als Datenpfad einzurichten. Dadurch wird Probleme beim Einbinden von Netzlaufwerken oder IP Adressänderungen vorgebeugt.
Beispiel für einen UNC-Pfad: \\COMPUTERNAME\freigabepfad\Handwerk 5\Daten

4. Eine ads.ini muss im Handwerksverzeichnis der Arbeitsstation angelegt sein. Der Inhalt muss wie folgt erweitert sein:

[Servername]
LAN_IP=127.0.0.1
LAN_PORT=6262 

Dabei ist Servername durch den realen Namen des Servers zu ersetzen. Anstelle der 127.0.0.1 ist reale Server- IP einzutragen.

Auf lokalen Systemen wäre der Pfad: C:\Program Files (x86)\bluesolution software GmbH\TopKontor Handwerk

Sind diese Dinge gegeben so sollte die Datenanbindung funktionieren.

Sollte es zu Problemen bei der Einrichtung kommen, liegt dieses zu 99% an den eingesetzten Firewalls bzw. deren Einstellung. Die Firewall des Servers sollte so konfiguriert sein, dass die „adsver.exe“ (standardmäßig in c:\advantage) Zugriff auf das Netz bekommt. Der Port 6262 muss für TCP und UDP ebenfalls freigeschaltet werden. Immer häufiger kommen auch Firewalls in Antivirenlösungen zum Einsatz, auch diese sollten beachtet werden.

Selten gibt es Probleme mit der Namensauflösung, dieses äußert sich dadurch, dass die Freigabe zwar auf IP- Ebene funktioniert, jedoch nicht mit dem Netzwerknamen. Dieses tritt in Verbindung mit VPN- Netzen auf. In diesem Fall ist es Notwendig die Datei „hosts“ zu modifizieren. Diese finden unter C:\windows\system32\drivers\etc“ (Der Name des Windowsverzeichnis kann variieren). Diese Datei ist mit einem Texteditor zu öffnen, am Ende der Datei fügen Sie eine neue Zeile mit folgendem Inhalt ein:

127.0.0.1 Servername

Hierbei ersetzen Sie die „127.0.0.1“ mit der realen Server- IP,
„Servername“ ist durch den realen Servernamen zu ersetzen. Speichern Sie die Datei, anschließend sollte auch der Zugriff über den Rechnernamen funktionieren.

Ausserdem darf der Rechnername des Servers nicht länger als 8 Zeiten sein und nur aus A-Z, a-z, 0-9 & „-“ bestehen, also keine Sonderzeichen, Leerzeichen oder öüäß.

Datensicherung in TopKontor Handwerk 6 durchführen

Sicherung
Wenn Sie eine einmalige Datensicherung in TopKontor Handwerk 6 durchführen möchten müssen Sie im Programm auf den Reiter „Datei“ und dann auf den Button „Mandanten. Dort erscheint die „Mandantensicherung“.

Diesen Assistenten bitte ausführen und die Daten auf einem externen Datenträger sichern.

Damit sind Ihre Daten gesichert.

Tipp:   Wählen Sie im erscheinenden Dialiog alle „Checkboxen“ aus. Damit werden auch Bilder etc. gesichert.


Rücksicherung
Für die Rücksicherung erstellen Sie im Datenverzeichnis C:\programdata\bluiesolution software gmbh\TopKontor Handwerk\  (Standardpfad)

einen Mandantenordner z.B. 00005, in diesen extrahieren Sie Ihre Datensicherung (ZIP).

Im Anschluss sollten dort 4 Ordner sein. (Bilder,Daten, Forms und Texte).

Bei starten nun noch den entsprechenden Mandanten auswählen.

Bitte beachten Sie das die Benutzer wieder angelegt werden.

Tipp:
Achten Sie dadrauf das Sie in beiden Versionen den gleichen Stand haben, dieses dann Datenbankupdates erleichtern.

In TopKontor Handwerk eine Rechnung löschen

Sie möchten eine Rechnung oder ein beliebiges Dokument aus TopKontor Handwerk löschen.

  1. Gehen Sie in den Kundenstamm und klicken Sie auf den Reiter „Historie“.
  2. Suchen Sie Ihre Dokument und klicken Sie mit der Rechten Maustaste auf das Dokument.
  3. Wählen Sie „Dokument löschen“

Bei verbuchten Rechnungen ist dieses nicht möglich.

Achten Sie auf die gelöschte Rechnungnummer das diese wieder vergeben wird. Im Idealfall erstellen Sie eine Stornorechnung oder Gutschrift. Diese buchen Sie in der OP Verwaltung gegen die Rechnung.

Über die Projektverwaltung ist das löschen ebenfalls möglich

TopKontor auf einem zweitem oder mehreren Arbeitsplätzen installieren

Sie haben ein PC und ein Notebook und haben sich überlegt sie möchten TopKontor Handwerk und auch auf beiden Geräten installiert haben. Dieses geht auch bei eine Einzelplatz Lizenz, allerdings ist zu beachten das zeitgleich gleich immer nur eine Person  im Programm arbeiten kann.

Bei einer Mehrplatzlizenz gehe natürlich auch mehrere Personen zeitgleich.

Die System Anforderungen für einen Server lauten:

  • Server Betriebssystem ab Windows Server 2008
  • Betriebssystem der Arbeitsplätze Windows 7, Windows 8, Windows 10
  • Arbeitsspeicher mindestens 1GB (empfohlen 4GB)
  • Festplattenspeicher mindestens 1GB frei
  • Monitor Auflösung 1600 × 900 empfohlen ist eine Auflösung mit Full HD 1920 × 1080
  • Für die Aktivierung der Lizenz ist eine Internet Verbindung auf dem Server zwingend erforderlich

Für die Arbeitsstation:
Betriebssystem Windows 7, Windows 8, Windows 10
Mindestens 1GB (empfohlen 4GB) Arbeitsspeicher
CPU i3 aufwärts oder vergleichbar
Monitor: mindestens 1600 × 900, empfohlen 1920 × 1080

Vorgang:

Bei den Betrieb mit mehreren PCs ist ein Art Server notwendig in diesem Fall ein Hauptrechner.
Die netzwerkfähige Version von TopKontor Handwerk erlaubt es an mehreren Plätzen zeitgleich oder gleichzeitig je nach Lizenz zu arbeiten.Dank des Installationsassistentin von TopKontor Handwerk ist die Installation nicht besonders aufwändig oder schwierig. Selbst komplizierte Vorgänge wie die Einrichtung einer Firewall ist dank des Assistenten kein Problem .Ein Hinweis für die Arbeit im Netzwerk oder über WLAN: die Installation des Servers besetzt automatisch eine Freigabe des Daten Verzeichnisses:  Bsp: „C:\programdata\bluesolution software gmbh\topkontor handwerk“ Freigabe: „\\IHRPC\datadir“.

Sollten Sie bisher nur einen einzigen PC als Einzelplatz installiert haben so müssen Sie diese Freigabe manuell erstellen.Dafür navigieren Sie im Datei Explorer zu den genannten Beispiel Pfad, dieser ist der Standard Pfad bei einer Installation. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Ordner hat TopKontor Handwerk können Sie eine Freigabe erstellen. Als Berechtigung wählen Sie bitte „Jeder“ mit schreibe und lese recht.

Vorbereitung:
Überprüfen Sie bitte zunächst ob sie die aktuellste Installationsversion von TopKontor Handwerk vorliegen haben. Die aktuelle erhalten Sie auf unserem FTP Server unter ftp://ftp.bits-handwerkersoftware.de im Ordner TK/v6.

Laden Sie bitte die Installation mit der höchsten Versionsnummer herunter.

So gehen Sie vor um einen zweiten Arbeitsplatz zu installieren:
Entpacken sie das Verzeichnis mit der rechten Maustaste in dem sie auf alle extrahieren klicken.
Starten Sie die im Verzeichnis enthalten der Setup.exe mit einem Doppelklick.

Es erscheint der Willkommenbildschirm,  bitte akzeptieren Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf weiter.
Wählen Sie als Installationart Arbeitsplatz oder Mehrplatz.
Im folgenden des Setups werden sie nach Pfaden gefragt. Das Programm Verzeichnis ist der Pfad auf dem das Programm lokal auf dem Computer installiert wird. Im Regel Fall können Sie diesen so belassen.
Im Pfadverzeichniss (Daten) müssen Sie jetzt dem Pfad im Netzwerk zu dem Hauptrechner angeben. Dies machen Sie in dem sie auf den kleinen Knopf in der Zeile drücken. Wählen Sie in der Netzwerkumgebung dem Pfad ,dass heißt den Rechner und durch einen Doppelklick auf diesen die Freigabe „Datadir“ danach bestätigen sie mit öffnen die Eingabe wenn alles gut läuft ist der Pfad grün markiert und Sie können weiter  fortfahren.

Wenn die Installation durchgelaufen ist sollten Sie einfach starten können und sich anmelden.

Wichtig ist dass sie bei einer Mehrplatzinstallation eventuell einen zweiten Benutzer mit anlegen. Dies machen Sie in dem sie im gestarteten talk Konto Handwerk auf dem Hauptrechner dem Menüpunkt Datei anklicken und dann Benutzerverwaltung auswählen.Dort können Sie über den Menü Knopf neu einen neuen Benutzer anlegen. Achten Sie bitte auch da drauf dass sie die Rechte des Benutzers anlegen. Dies machen Sie durch ein Drag and drop Verfahren in dem sie den Eintrag einfach in das freie Fenster hinüber ziehen.

Die IDS Connect Schnittstelle einrichten in TopKontor Handwerk

Unter «Datei» | «Einstellungen» | «Schnittstellen» | «Dokument» muss die Onlineshop – Anbindung aktiviert werden. Nachdem Sie die Onlineshop – Anbindung aktiviert haben, öffnen Sie über «Stammdaten» | «Adressen» | «Lieferanten» den Lieferantenstamm. Klicken Sie auf das Register [Weiteres] und wählen Sie in der Tabellenansicht den Lieferanten aus, zu dem Sie die Onlineshop – Anbindung aktivieren möchten. Nach der Auswahl des Lieferanten in der Tabellenansicht, klicken Sie auf [Bearbeiten].

Über [Zuordnung bearbeiten] kommen Sie in die Favoritenliste der Onlineshops. Über «Hinzufügen» | «IDS Connect» | «Lieferanten hinzufügen» wählen Sie das vom Lieferanten verwendete Datentransferformat aus. Hinweis: Voraussetzung dazu ist, dass zu der Lieferantenadresse eine Lieferantenzuordnung existiert. Haben Sie auf «Hinzufügen» | «IDS Connect» | «Lieferanten hinzufügen» geklickt, erhalten Sie eine Lieferantenauswahl, der möglichen Onlineshop – Anbindungen für das IDS Connect – Format.

Wählen Sie in der IDS Connect – Lieferantenauswahl den Lieferanten aus, zu dem eine Anbindung an den Online-Shop hergestellt werden soll. Nach erfolgter Auswahl klicken Sie auf [Übernehmen]. Der ausgewählte Lieferant wird in die Favoritenliste übernommen.

Über [Bearbeiten] können Sie Ihre Zugangsdaten hinterlegen und festlegen, mit welchen Aufschlägen die Artikel in das Dokument importiert werden sollen. Zusätzlich legen Sie fest, ob die importierten Artikel in den Artikelstamm übernommen werden sollen. Sollten Sie die Zugangsdaten nicht hinterlegen, werden Sie beim Aufruf der Anbindung in der Dokumentbearbeitung danach gefragt.

Hinweis: Beachten Sie bitte, das die Zugangsdaten benutzerabhängig gespeichert werden. Das heißt, die Zugangsdaten werden intern zu dem Benutzer gespeichert der im Programm angemeldet ist. Daher müssen bei jedem Benutzer sofern diese, die Onlineshop – Anbindung nutzen sollen, die Zugangsdaten hinterlegt werden.
Bei der Definition zu den Aufschlägen, können Sie wählen ob der Aufschlag aus den Grundeinstellungen, aus dem Artikelstamm (sollte der Artikel nicht vorhanden sein, dann den Aufschlag aus den Grundeinstellungen nehmen) oder kein Aufschlag genommen werden soll. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf [Speichern] und im Anschluss auf [Übernehmen].

Hinweis: Die Einstellungen für die Aufschläge werden zentral gespeichert. Die zuletzt gemachte Änderung gilt für alle Benutzer.

Artikel in die Stammdaten übernehmen
Bei der Übernahme der Artikel aus dem Online Shop (IDS/OCI) können Sie bestimmen ob die Artikel zusätzlich in den Artikelstamm übernommen werden. Hierzu stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung.
 Artikel nie übernehmen
 Vor Übernahme fragen
 Artikel immer übernehmen

Mit der Übernahme ist die Onlineshop – Lieferantenzuordnung und dem Speichern der Änderung zu dem Lieferanten abgeschlossen.

Zeitmodelle – Arbeitszeitmodell in der TopKontor Zeiterfassung anlegen und bearbeiten

Zeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell ist die wichtigste Hilfe zur Definition der Arbeitszeiten auf Grundlage der betrieblichen Notwendigkeit im Unternehmen. Den Rahmen für mögliche Arbeitszeitmodelle bildet in der Regel ein Tarif- bzw. Arbeitsvertrag.  Diese Rahmenbedingungen können Sie anhand von Zeitmodellen nachbilden und als Grundlage für die Zeiterfassung nutzen. In der Regel gibt es in jedem Unternehmen vier mögliche Zeitmodelle: Büro, Werkstatt, Produktion und Teilzeitarbeit. Jedes Zeitmodell hat eine Besonderheit. Schauen wir uns nun einmal gemeinsam alle vier Modelle an und ihre Besonderheiten.

Das Büro
Das Büro zeichnet sich durch feste Arbeitszeiten und feste Pausen aus. In vielen Betrieben fangen die Mitarbeiter um 08:30 Uhr an und legen die Arbeit um 17:00 Uhr nieder. Dies nehmen wir in diesem Praxisbeispiel zur Verdeutlichung der Zeitmodelle als Beispiel.

Beginnen wir gemeinsam mit der Einrichtung des einfachsten Zeitmodells,      dem Büro. Fügen Sie über ein neues Zeitmodell hinzu und benennen das Modell „Büro“.

Anschließend wählen Sie als [Vorlage] [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus. Wechseln Sie nun in den Reiter [Arbeitszeiten]. Die Bezeichnung der Schicht können Sie über das Symbol […] ändern. Es erscheint ein Popup in das Sie z.B.: „Büro“ Eintragen.


Damit Sie die Arbeitszeiten hinterlegen können, wählen Sie den leeren Datensatz der Spalte [Tag] aus. Nachdem Sie für den [Tag] den Montag ausgewählt haben, hinterlegen Sie als Von-Arbeitszeit 08:00 Uhr  und als Bis-Arbeitszeit 17:00 Uhr. Wenn die gestempelten Zeit nur in einem bestimmten Zeitraum gewertet werden sollen, können Sie diese Zeiten im Buchungen erlaubt Von/ bis hinterlegen.
Wenn Sie die Eingabe für das letzte Feld bestätigt haben können Sie die Zeiten für die gesamte Woche vorbelegen lassen.
Die Pausen für das Büro legen Sie wie die Arbeitszeiten an, wählen Sie den leeren Datensatz im Feld [Tag] aus und hinterlegen den Montag. Als [Pause-Von] hinterlegen Sie 12:00 Uhr, sowie [Pause bis] 12:30 Uhr.

Die schaffende Werkstatt
Befassen wir uns nun mit der Werkstatt. Zum Einrichten eines Werkstattmodells ist zu beachten, dass in der Regel von Montag bis Donnerstag mehr Stunden gearbeitet werden als Freitags. Sehr häufig kommt es vor, dass die Mitarbeiter montags bis donnerstags von 07:00 Uhr bis 16:15 Uhr und freitags jedoch nur bis 13:30 Uhr arbeiten. Diese Zeiten bilden für das nachfolgende Praxisbeispiel die Grundlage.

Zum Einrichten des Werkstattmodells wird ein gleichnamiges Zeitmodell erstellt.

Als [Vorlage] wird die [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] ausgewählt und in den nächsten Reiter [Arbeitszeiten] gewechselt. Die angezeigte Schicht wird mit [Normal] ausgewiesen, diese können Sie über das danebenstehende Symbol […]  umbenennen.


Nachdem Sie die Schicht umbenannt haben, klicken Sie in den leeren Datensatz unter [Tag]. Wählen Sie den Montag aus und hinterlegen Sie als [Von-Arbeitszeit] 07:00 Uhr und als [Bis-Arbeitszeit] 16:15 Uhr. Dies machen Sie bis einschließlich Donnerstag. Am Freitag hinterlegen Sie als Von-Arbeitszeit hinterlegen Sie 07:00Uhr und als Bis-Arbeitszeit 13:00 Uhr.

Hinweis
Die “Autofill” Funktion macht nur Sinn wenn Sie eine regelmäßige Arbeitszeit über die gesamte Woche haben.

Nachdem Sie die Arbeitszeit hinterlegt haben, müssen Sie noch die Pausen hinterlegen. Dies machen Sie genau so wie bei den Arbeitszeiten. Klicken Sie in den Leeren Datensatz unter [Tag] und wählen den Montag aus. Hinterlegen Sie  für montags bis donnerstags im Feld [Von-Pause] 09:00 Uhr und als [Bis-Pause] 09:15. Als zweite Pause hinterlegen Sie die Mittagspause von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr.

Die wechselnde Produktion
Die Produktion ist in der Regel in mindestens zwei Schichten unterteilt, meistens jedoch in drei Schichten. Die Produktion wird in vielen Fällen in die Früh, Spät und Nachtschicht aufgeteilt. Diese haben jeweils unterschiedliche Arbeitszeiten.
Im nachfolgenden Text zeigen wir Ihnen, wie Sie ein solches Zeitmodell anlegen und worauf Sie achten müssen.

Für die Produktion wird ein Zeitmodell angelegt mit der Vorlage [Dreischicht]. Nachdem Sie die Beschreibung hinterlegt haben, wechseln Sie in den Reiter [Arbeitszeit]. Unter angezeigte Schicht werden Ihnen die Schichten [Schicht 1, Schicht 2 und Schicht 3] angezeigt. Diese können Sie  über das dort neben stehen Symbol […] z. B. in Früh, Spät und Nachtschicht umbenennen.

Wählen Sie anschließend für die angezeigte Schicht die [Frühschicht] aus und führen ein Linksklick in den leeren Datensatz unter dem Feld [Tag] aus. Wählen Sie hier als Tag den Montag aus.

Tragen Sie als [Von-Arbeitszeit] 06:00 Uhr ein sowie als [Bis-Arbeitszeit] 14:00 Uhr ein.

Im Bereich Pause hinterlegen Sie wie bei der Arbeitszeit die Pausenzeiten. Die Pause der Frühschicht beginnt um 10:00 Uhr und endet um 10:30 Uhr.

Wiederholen Sie die Eingaben wie oben beschrieben  für die Spätschicht mit der Arbeitszeit von 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 18:00 bis 18:30 Uhr und für die Nachtschicht mit der Arbeitszeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 02:00 bis 02:30 Uhr.

Teilzeit
Die Teilzeitarbeit hat die Besonderheit, dass Mitarbeiter keine festen Arbeitszeiten haben, sondern pro Monat eine gewisse Stundenanzahl erreichen müssen (z. B. 80 Stunden pro Monat). Um dieses Modell zu erstellen wird ein Zeitmodell angelegt, welches die Vorlage [Durchschnitt] verwendet mit der Bezeichnung [Teilzeit Std. Monat].  Im daneben stehenden Feld wird nun der Wert 80 Stunden eingetragen.

Bei den Teilzeitkräften wird in der Regel keine feste Pause abgezogen, sondern die Pausen werden separat durch den Mitarbeiter erfasst. Daher brauchen wir die Pausen hier nicht berücksichtigen.

Aushilfen
Aushilfen sind besonders zu behandeln in der Zeiterfassung. Die Aushilfen haben meistens keine feste Arbeitszeit und werden nach Bedarf ins Unternehmen bestellt. Es gibt keine Vorgaben wie viel Stunden pro Tag oder im Monat zu leisten sind. Für diese Mitarbeiter gilt ein sehr einfaches Zeitmodell. Es werden alle Zeiten zwar erfasst jedoch werden diese Stunden jeden Monat ausbezahlt. Daher wird ein Zeitkonto bei diesen Mitarbeitern nicht geführt. Legen Sie ein Zeitmodell mit dem Namen „Aushilfe“ an und wählen die Vorlage [Einschicht(Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus. Wechseln Sie in den nächsten Reiter [Arbeitszeiten] und ändern den Namen der [Angezeigten Schicht] über das folgende Symbol […].

Nun klicken Sie in das Feld [Tag] im Bereich [Arbeitszeit]. In diesem Feld wird der Montag vorgeblendet. Für die Aushilfen brauchen Sie keine Zeiten eintragen und bestätigen alle Felder einfach mit der Entertaste. Nachdem Sie das letzte Feld bestätigt haben erscheint eine Abfrage die Sie mit [Ja] bestätigen. Die ganze Woche wird Ohne Zeiten hinterlegt.

Hinweis!

Mitarbeiter in der TopKontor Zeiterfassung anlegen und verwalten

Mitarbeiter

Wenn Sie die Mitarbeiter anlegen möchten, können Sie das über [Mitarbeiter]  [Neu] machen. Tragen Sie alle Informationen zu den Mitarbeitern im Reiter [Allgemein] ein. Hier sind ganz besonders die Felder [Feiertage][Kennwort][Karte] und Jahresurlaub von Bedeutung. Diese sollten Sie auf jeden Fall ausfüllen.   Ein Mitarbeiter der das Unternehmen verlassen hat können Sie über [nicht aktiv] ausscheiden lassen. Dieser Mitarbeiter wird nicht mehr berücksichtig.


Unter dem Reiter [Zuordnung] finden Sie alle Möglichkeiten der Zuordnung. Von den Abteilungen bis hin zu den Zeitmodellen.


Im Bereich der [Einstellungen] finden Sie alle Mitarbeiterbezogenen Einstellungen, diese können Sie nach Bedarf aktivieren.

[Mitarbeiter wird beim Monatsabschluss berücksichtigt]ist eine der wichtigsten Optionen die gesetzt sein sollte, ohne diese Aktivierung wird für den Mitarbeiter keine Berechnung angestoßen.

Die Urlaubsübersicht kann im Stempler angezeigt werden, jedoch muss über die Option [Urlaubsübersicht darf angezeigt werden im Stempler] der Mitarbeiter dafür berechtigt werden.

Mitarbeiter können ohne das angeben von Aufträgen stempeln, indem Sie die Option [Stempelvorgänge erfolgen ohne Auftrag] aktivieren.

Für Aushilfen ist es meistens nicht notwendig dass ein Zeitkonto geführt wird, weil Sie am Ende des Monats ausbezahlt werden. Die Berechnung des Zeitkontos können Sie über die Option [Zeitkonto wird beim Monatsabschluss berücksichtigt] deaktivieren.

Damit Mitarbeiter über die APP stempeln können muss die Option [Mitarbeiter ist für mobile  Datenerfassung aktiviert] gesetzt sein.

Durch die Optionen [maximal][Std. ab] und [Faktor] können Sie das Zeitkonto beim Monatsabschluss beeinflussen. Es werden durch diese Optionen nur die Werte auf das Zeitkonto gebucht die Sie freigeben. Zum Beispiel darf ein Mitarbeiter pro Monat nur 10 Überstunden auf dem Zeitkonto haben, dann tragen Sie dafür bei [maximal] die Ziffer 10 ein. Anschließend wird der Mitarbeiter nicht mehr als 10 Stunden auf seinem Zeitkonto vorfinden können.

Im Reiter [Weiteres] finden Sie die Zusatzfelder die Sie unter Datei – Einstellungen hinzufügen können.

[Lohnkosten] können Sie für jeden Mitarbeiter hinterlegen um Aufträge Nachkalkulieren zu können. Diese Kosten können Sie auch mit [Tätigkeitskosten] kumulieren lassen.

Das Urlaubs und Zeitkonto zeigt Ihnen alle gebuchten Zeiten durch den Monatsabschluss an. Zu Beginn der Zeiterfassung können Sie auch hier manuell die Startwerte der Mitarbeiter Eintragen. Eine Manuelle Korrektur ist nur in nicht abgeschlossenen Monaten möglich.

Durch die Optionen [maximal][Std. ab] und [Faktor] können Sie das Zeitkonto beim Monatsabschluss beeinflussen. Es werden durch diese Optionen nur die Werte auf das Zeitkonto gebucht die Sie freigeben. Zum Beispiel darf ein Mitarbeiter pro Monat nur 10 Überstunden auf dem Zeitkonto haben, dann tragen Sie dafür bei [maximal] die Ziffer 10 ein. Anschließend wird der Mitarbeiter nicht mehr als 10 Stunden auf seinem Zeitkonto vorfinden können.

Im Reiter [Weiteres] finden Sie die Zusatzfelder die Sie unter Datei – Einstellungen hinzufügen können.

[Lohnkosten] können Sie für jeden Mitarbeiter hinterlegen um Aufträge Nachkalkulieren zu können. Diese Kosten können Sie auch mit [Tätigkeitskosten] kumulieren lassen.

Das Urlaubs und Zeitkonto zeigt Ihnen alle gebuchten Zeiten durch den Monatsabschluss an. Zu Beginn der Zeiterfassung können Sie auch hier manuell die Startwerte der Mitarbeiter Eintragen. Eine Manuelle Korrektur ist nur in nicht abgeschlossenen Monaten möglich.

Die Mitarbeiter werden im Infocenter mit schwarzen Feldern dargestellt

Die Mitarbeiter sind durch eine schwarze Fläche belegt.

Prüfen Sie hier in der Zeiterfassung in den Einstellungen einmal, ob evtl. die Farben nicht mehr stimmen. Diese schwarze Kästchen sind die Mitarbeiter, die Anwesend, Abwesend oder auch im Urlaub sind. Je nach Einstellung der Farben wird dies im Infocenter angezeigt.

Weitere Einstellungen für Zeitmodelle

Weitere Einstellungen für Zeitmodelle

Für die Erstellung der Zeitmodelle gibt es noch weiter Möglichkeiten der Einstellungen. In der Schaltfläche der Arbeitszeit finden Sie die [Einstellungen]. In dem neuen Fenster finden Sie nun mehrere Einstellungsmöglichkeiten.

Pausenschwellen
Wenn Sie keine festen Pausen verwenden möchten sondern anhand von Schwellwerten Pausen automatisch abziehen möchten nutzen Sie die Pausenschwelle. Durch die verscheidenden Regeln die Sie hinterlegen können, können Sie auch gestempelte Zeiten mit den hinterlegten Pausen verrechnen, addieren oder einfach abziehen. Es stehen aktuell fünf Regeln zu Ihrer Verfügung.

Regel 1 besagt, dass Pausen die von einem Mitarbeiter gestempelt werden zu den hinterlegten Pausenschwellen addiert werden. Beendet der Mitarbeiter seine Arbeit während er sich in einer Pausenschwelle befindet, wird die Pause nur anteilig gewertet. Bsp: Mitarbeiter fängt um 08:00 Uhr an zu arbeiten und muss nach 4 Stunden eine Pause von 30 Minuten machen und hört um 12:15Uhr auf zu arbeiten, wird nur  eine 15 minütige Pause abgezogen.

Regel 2 besagt, dass ein Mitarbeiter seine gestempelten Pausen mit den hinterlegten Pausenschwellen verrechnen kann. Im gesamte steigt die Pause nur über den hinterlegten Pausenwert, wenn der Mitarbeiter länger als die hinterlegte Pause, Pause macht.

Regel 3 besagt, dass die hinterlegte Pause immer abgezogen wird. Stempelt ein Mitarbeiter seine Pause, so wird diese mit der hinterlegten Pause verrechnet. Ist diese Pause größer als die hinterlegte Pause, so wird die tatsächliche Pause verwendet.

Regel 4 besagt, dass die hinterlegte Pause immer abgezogen wird. Stempelt ein Mitarbeiter sine Pause, so wird die gestempelte Pause zur hinterlegten Pause addiert.

Regel 5  besagt, dass die hinterlegte Pause sich durch Pause Stempelungen des Mitarbeiters verschiebt. Ist die händisch erfasste Pause größer als die automatische Pause,  so wird die Tatsächliche Pause verwendet. Geht der Mitarbeiter während er sich in der Pausenzeit befindet in den Feierabend, wird die Pause anteilig berechnet.

Sonstige Zeiten
Das Menü [Sonstige Zeiten] gibt Ihnen die Möglichkeit bei einer [Abwesenheitsbuchung] eine alternative Zeit zu buchen als die Rahmenarbeitszeit.  Bsp.: Sie Buchen an einem Montag Urlaub für ein Mitarbeiter anhand der Rahmenarbeitszeit. Dieser Urlaub wird mit 10 Stunden verbucht aufgrund der Arbeitszeit im Zeitmodell, jedoch möchten Sie für ein Urlaubstag nur 8 Stunden verbuchen. Tragen Sie dafür in Sonstige Zeiten eine Arbeitszeit ein die 8 Stunden Arbeitszeit enthält.

Rundungen
Damit Sie in der Darstellung nicht immer alle Buchungen Minutengenau sehen, können Sie die Zeiten auch Runden lassen. Dafür stehen Ihnen die Rundungen der ersten und letzten Buchung zur Verfügung oder die Rundung auf Rahmenarbeitszeitbeginn oder Rahmenarbeitszeitende.

Es gilt die Rahmenarbeitszeit
Möchten Sie zum Beispiel alle Buchungen von 06:30 bis 07:00 Uhr und die Buchungen nach 07:00 Uhr bis 07:15 Uhr  auf den offiziellen Rahmenarbeitsbeginn 07:00 Uhr aufrunden bzw. abrunden so müssen Sie folgendes hinterlegen. „Für Buchungen die 30 Minuten vor  oder 15 Minuten nach Arbeitsbeginn getätigt werden, gilt der Rahmenarbeitszeitbeginn. Wenn ein Mitarbeiter jedoch 31 Minuten vor Rahmenarbeitszeitbeginn stempelt, so wird die tatsächlich gestempelte Zeit gewertet.

Erste und letzte Buchung eines Tages runden
Wenn Sie die erste oder letzte Buchung eines Tages Runden möchten, müssen Sie ein Intervall hinterlegen in welchen die Zeiten auf oder Abgerundet werden. Zudem müssen Sie einen Schwellwert festlegen. Wird dieser Schwellwert bei einer Buchung überschritten, so wird um die nächste Intervalleinheit aufgerundet. Bsp.: Sie Runden mit dem Intervall 15 jede Buchung und der Schwellwert ist 8 Minuten, so wird jede Buchung vor 08:08 auf 08:00 Uhr abgerundet und alles nach 08:08 Uhr auf 08:15 aufgerundet.

Mitarbeiter sollen andere Mitarbeiter mit anstempeln können

-Klicken Sie in der Zeiterfassung den Mitarbeiter mit der rechten Maustaste an.
-Sagen Sie Mitarbeiter bearbeiten
-Klicken Sie auf Einstellungen, dann Bearbeiten
-Setzen Sie die Haken bei der Abteilung in der der Mitarbeiter ist oder die Abteilungen die mit gestempelt
werden sollen.

– Speichern

Der Kollonnenführer kann in der App unter Mitarbeiter nun die Kollegen auswählen zum anstempel.

Ports für die TopKontor Zeiterfassung einstellen Drucken (Firewall)

Die Zeiterfassung- Terminals oder die Erfassungs App funktioniert nicht und gibt einen Kommunikationsfehler aus.
Welche Ports benötigt die TopKontor Zeiterfassung?

Hier sind die Ports der Firewall nicht freigegeben.

Die Anbindung erfolgt über Firebird Server.

Machen Sie folgende Freigaben:

Firebird Server:
3051 TCP

Für die Erfassung mit Terminalgeräten
8000 TCP

Für die Apps auf den Smartphones
44301 TCP

Sollten Sie bei der Installation andere Ports verwendet haben, so passen Sie dieses bitte an.

Automatische Sicherung der Zeiterfassungs Datenbank

Erstellen Sie eine Batchdatei mit dem Inhalt:

net stop TKZEFGuardianV4
net stop TKZEFServerV4
Copy /v „C:\ProgramData\bluesolution software GmbH\TopKontor Zeiterfassung\Zeiterfassung.FDB“ „C:\ProgramData\bluesolution software GmbH\TopKontor Zeiterfassung\zeiterfassung_sich.fdb“
net start TKZEFGuardianV4
net start TKZEFServerV4

Speichern Sie diese ab und erstellen Sie einen Task in der Aufgabenverwaltung.
Die Pfade müssen Ihrem System angepasst werden.

Beim drucken von Belegen erscheint die Meldung “ E/A Fehler 103″

Bitte prüfen Sie, ob die DMS-Schnittstelle aktiviert ist und ob die Datei „Vorlage.txt“ im DMS-Verzeichnis vorhanden ist.

Datei > Einstellungen > Schnittstellen

Insofern die DMS-Schnittstelle aktiv ist, wird bei dem Druck des Dokumentes eine PDF und eine txt-Datei in den Ordner „DMS“ im Mandantenverzeichnis geschrieben. Hier liegt auch eine Datei mit dem Namen „Vorlage.txt“. Hierbei handelt es sich um eine Musterdatei, wenn diese fehlt, erscheint beim Druck der E/A-Fehler 103.

TopKontor Handwerk bricht beim druck auf „senden an“ mit Fehler ab.

Folgende Einstellungen können geprüft werden.

Klicken Sie auf Support> E-Mail Einstellungen. Versuchen Sie dort verschiedene Kombinationen.

 

Wenn es denoch nicht funktioniert kann es an der falschen BIT Version des MAilprogramms liegen. Bitte benutzen Sie ein z.B. Outlook in der 32 Bit Version. 64 Bit wird z.B. wenn nicht anders angegeben von der automatischen Office365 Version installiert.

Wie funktioniert das Aufmaßcenter in TopKontor Handwerk?

Über den Menüpunkt «Module» | «Aufmaßcenter» oder [Strg]+[Alt]+[B] öffnen Sie das Aufmaßcenter.

Register Informationen

Hier werden Ihnen alle bereits erfassten Aufmaße in einer Tabelle aufgelistet. Markieren Sie ein Aufmaß, so werden Ihnen die jeweils zugehörigen Daten wie Kunden- und Projektnummer und das Datum angezeigt. Über die Listenfelder Typ und Variante haben Sie die Möglichkeit, nach Aufmaßtyp bzw. Aufmaßvariante zu selektieren.

Register Positionen

In diesem Register bekommen Sie die jeweils für das Aufmaß zu berechnenden Positionen angezeigt. Markieren Sie eine Position, so teilt sich das Fenster und auf der rechten Seite erscheint das Aufmaß. Weiterhin sehen Sie das Erstellungsdatum, die prozentuale Verschnitt-Angabe sowie die errechnete Menge inklusive des Verschnitts. Wurde zuvor eine Bezeichnung oder eine Bemerkung für die Position vergeben, so können Sie diese in den jeweiligen Registern finden.

Neues Aufmaß anlegen

Möchten Sie ein neues Aufmaß erfassen, klicken Sie auf [Neu]. Wenn schon ein Aufmaß vorhanden ist, erscheint die Frage „Soll das gegenwärtig ausgewählte Aufmaß als Vorlage für das neue dienen?“. Wenn Sie mit [Ja] bestätigen, wird das vorhandene Aufmaß als Vorlage verwendet. Wenn Sie auf [Nein] klicken, wird ein leeres Aufmaß erstellt. Sie gelangen in folgendes Fenster:

Sie haben nun den Aufmaßtyp und die Aufmaßvariante ausgewählt. Als Aufmaßtyp steht Ihnen folgende Auswahl zur Verfügung:

  • Freies Aufmaß
  • Spaltenaufmaß
  • Raumaufmaß

Als Aufmaßvariante haben Sie die Möglichkeit, „Einzelaufmaß“ zu wählen. Sie klicken anschließend auf [Weiter] und gelangen in einen Dialog zur Auswahl des Kunden und – falls erforderlich – eines Projekts.

Die Nummer des Aufmaßes wird vom Programm automatisch fortlaufend vergeben. Das Datum wird ebenfalls automatisch gemäß des aktuellen Tagesdatums vorbelegt. Beide Felder können jedoch hier überschrieben werden. Sie klicken auf [Fertig] und gelangen in das Fenster zur Aufmaß-Erfas­sung zurück. Das Aufmaß ist nun angelegt. Sie sehen die entsprechenden Kundendaten im Register Information. Um nun die einzelnen Positionen zu erfassen und das jeweilige Aufmaß zu berechnen, wechseln Sie in das Register Positionen.

Aufmaß – Positionsbearbeitung

Im „externen Aufmaß“ gibt es Funktionen, die Ihnen über die Schaltfläche  [Weiteres]  zur Verfügung stehen. Im Einzelnen sind es:

Menüpunkt «Vorschau»: Öffnet den Reportgenerator mit einem Aufmaß-Bericht

Menüpunkt «Aufmaß»:

  • Dokument in ein Aufmaß übergeben
  • Aufmaß in ein Dokument übergeben (ist das Aufmaß bereits in ein Dokument übergeben worden, können Sie die geänderten Massen bzw. das komplette Aufmaß erneut an das bereits erstellte Dokument übergeben)
  • In Basisdokument übergeben (Wenn das Aufmaß aus einem Dokument erstellt wurde)
  • Die Aufmaß-Mengen in das Basisdokument zurückschreiben
  • Schlussaufmaß erstellen
  • Aufmaß auslagern

Menüpunkt «Import»:

  • Daten von Datalaser übernehmen
  • Daten aus G&P Dachaufmaß übernehmen
  • 3D-DachCAD Online. Importieren Sie LV’s aus dem 3D-DachCAD Onlineplattform mit den Artikelstücklisten.

Im Register „Positionen“ haben Sie über die Schaltfläche [Hinzufügen] folgende Möglichkeiten:

Die Schaltfläche [Sonstiges] im Positionsregister liefert folgende Funktionen:

Haben Sie Positionen an der falschen Stelle im Aufmaß eingefügt, können Sie diese per DRAG & DROP an die richtige Stelle verschieben [linke Maustaste gedrückt halten].

Kopierfunktionen

Im “externem Aufmaß“ haben Sie die Möglichkeit, Teilbereiche oder ganze Aufmaße zu kopieren. Um die Kopierauswahl aufzurufen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

  • Kontextmenü [Klick mit der rechten Maustaste] Menüpunkt „Kopieren“
  • Tastenkürzel Kopieren [STRG+ALT+C]-Einfügen [STRG+ALT+V]
  • Über die Schaltfläche [Weiteres…] die Funktion „Kopierassistent“ bzw. „Einfügeassistent“ aufrufen

Um Feldinhalte zu kopieren bzw. einzufügen, können Sie die Windowsstandardfunktionen nutzen. Kopieren [STRG+C] – Einfügen [STRG+V]

Es öffnet sich folgender Dialog:

Sie erhalten jetzt die Auswahl, was kopiert werden soll.

Aufmaßpositionen – über diese Kopierfunktion haben Sie die Auswahl, entweder die markierte Position oder mehrere Positionen zu kopieren

Aufmaßzeilen – mit dieser Kopierfunktion können Sie zu der entsprechenden Position auswählen, welche der Aufmaßketten Sie kopieren möchten

Mit [Weiter] bestätigen Sie die Auswahl.

Markieren Sie jetzt die Position, in die die kopierten Daten eingefügt werden sollen. Klicken Sie auf [Weiter] und die kopierten Daten werden eingefügt. Die kopierten Daten können auch in ein anderes Aufmaß eingefügt werden.

Wenn Sie ein komplettes Aufmaß kopieren wollen, stellen Sie sich auf das entsprechende Aufmaß, das Sie duplizieren wollen. Klicken Sie danach auf  [Neu], anschließend erscheint die folgende Abfrage.

Bestätigen Sie diese mit [JA], werden Sie in der nächsten Auswahl gefragt, zu welchem Kunden das Aufmaß angelegt werden soll. Beachten Sie jedoch, dass Sie den Typ des Aufmaßes nicht ändern können.

 Neue Aufmaßpositionen erfassen (Register Positionen)

Wählen Sie aus den Artikel-, Leistungs-, Lohn-, Geräte-, Fremdleistungs- oder Sonstigesstammdaten die gewünschten Positionen aus. Diese können Sie über die Schaltfläche [Hinzufügen] oder über das Kontextmenü (rechte Maustaste) im linken Teil des Fensters hinzufügen.

Kontextmenü:

Über manuellen Artikelmanuelle Leistung oder manuellen Lohn einfügen können Sie auch freie Positionen einfügen, welche nicht in den Stammdaten angelegt sind. Um das Aufmaß zu berechnen, markieren Sie eine gewünschte Position und wechseln in das Feld Aufmaßformel. Hier haben Sie zwei Möglichkeiten der Erfassung:

Erfassung der Aufmaßformeln

Im Feld Flächenbezeichnung können Sie entweder über   eine Flächenbezeichnung aus Ihren Vorschlagswerten / Raumbuchbezeichnung auswählen oder Sie erfassen manuell in dem Feld Flächenbezeichnung einen Bezeichnungstext.

Nachdem Sie im Feld Flächenbezeichnung der Aufmaßformel eine Bezeichnung hinterlegt haben, können Sie im Feld Aufmaßformel Ihre Aufmaßkette eingeben. Sie können hier auch zusätzlichen Text in Hochkommata erfassen. Die Aufmaßformeln können auch mehrzeilig erfasst werden. Über die Option „Anzahl der Formelzeilen“ können Sie die Darstellung im externen Aufmaß einstellen. Es können maximal neun Zeilen je Aufmaßformel angezeigt werden.

Erfassung eines Aufmaßes über fertige Formeln:

Sie klicken auf [Formelassistenten öffnen]  und erhalten folgenden Dialog:

Haben Sie bereits in dem Feld Aufmaßformel ein Aufmaß eingegeben, wird Ihnen dieses zur weiteren Bearbeitung im Dialog angezeigt.

Klicken Sie auf [hinzufügen] und Sie erhalten folgenden Dialog:

Wählen Sie hier die gewünschte Formel aus und klicken Sie auf [Weiter]. Sie erhalten nun ein Fenster zur Werteeingabe:

Geben Sie nun für jede Formelvariable einen Wert ein. Die Werte werden automatisch hinter der Formel im Feld Ausdruck angezeigt. Über die Schaltfläche [Formel bearbeiten] haben Sie die Möglichkeit, die vom Programm vorgegebenen Formeln für Ihre Bedürfnisse zu ändern bzw. zu löschen oder weitere Formeln einzufügen.


Hinterlegen Sie im Feld Illustration ein Formelbild, so wird dies bei Auswahl der entsprechenden Formel im Fenster zur Werteeingabe angezeigt. Abschließend klicken Sie auf [Übernehmen]. Sie sind jetzt wieder in der Werteeingabe. Hier haben Sie nochmals die Möglichkeit, eine Formel hinzuzufügen, zu löschen, zu korrigieren oder neue Variablen einzugeben.

Über die Schaltfläche [Weiteres] können Sie das Aufmaß als Formel speichern oder eine bereits gespeicherte Formel wird einzufügen. Klicken Sie auf [Übernehmen]. Die Formel und die angegebenen Werte werden automatisch übernommen. Das Programm berechnet die Menge nun automatisch und trägt diese in das entsprechende Feld im Hauptfenster der Aufmaßberechnung ein.

Optionen der Aufmaßformel

Soll die eingefügte Aufmaßformel als Abzug gelten, aktivieren Sie die Option „Abzug„. Die eingegebene Aufmaßformel wird jetzt von der zuvor erfassten Aufmaßformel abgezogen.

Soll die eingefügte Formel nicht berechnet werden, aktivieren Sie die Option „nicht berechnen?„. Diese Option dient zur Erfassung von Aufmaßformeln, die laut VOB übermessen werden dürfen. Sie haben die Möglichkeit, die Aufmaßformel zu erfassen und zu prüfen, ob diese Aufmaßformel laut VOB unter die „Flächenübermessungsgrenzen“ fällt. Zur Prüfung durch den Architekten können die erfassten Flächen im Aufmaßblatt mitgedruckt werden. Wollen Sie zusätzlich einen Verschnitt berechnen, so geben Sie diesen in Prozent an. Haben Sie das Kontrollfeld Verschnitt in Menge übernehmenaktiviert, so wird nach der Eingabe die Menge inkl. Verschnitt automatisch berechnet. Im Feld ME wählen Sie nun noch die entsprechende Mengeneinheit aus.

Spaltenaufmaß anlegen

Über [Hinzufügen] legen Sie das neue Aufmaß an. Bestätigen Sie die folgende Abfrage, ob eine Kopie des bestehenden Aufmaßes angelegt werden soll, mit [NEIN]. Wählen Sie im darauf folgenden Fenster den Aufmaßtyp Spaltenaufmaß und als Variante Einzelaufmaß. Nachdem Sie den zugehörigen Kunden ausgewählt haben, tragen Sie wie zuvor die gewünschten Titel sowie die zugehörigen Artikel- und Leistungspositionen ein. Sie markieren eine Position und geben im rechten Teil des Fensters die Stückzahl, sowie die Maße für LängeBreite und Höhe ein. Über [Hinzufügen] können Sie der Position weitere Spaltenaufmaßzeilen zuweisen. Die weitere Vorgehensweise erfolgt analog zu dem zuvor beschriebenen Aufmaß.

Raumaufmaß anlegen

Beim nächsten Aufmaß, das Sie anlegen, handelt es sich um ein Raumaufmaß. Über [Hinzufügen] legen Sie das neue Aufmaß an. Bestätigen Sie die Abfrage, ob eine Kopie des Aufmaßes angelegt werden soll, mit [NEIN]. Wählen Sie im darauf folgenden Fenster den Aufmaßtyp Raumaufmaß und als Variante Einzelaufmaß.

Nachdem Sie den zugehörigen Kunden ausgewählt haben, stehen Sie in dem Register Raumbuch. In diesem Register erfassen Sie über [Hinzufügen]  zunächst den Gebäudetyp.

Dem Gebäudetyp können Sie je nach Art

  • Stockwerke
  • Wohnungen
  • Räume

zuweisen.
Wenn Sie unter «Weiteres» | «Einstellungen» | «Raumbuchvorlagen» Vorlagen erstellt haben, können Sie jetzt aus Ihren erstellten Vorlagen auswählen.

Bestätigen Sie die Auswahl mit [ENTER] oder [Doppelklick]. Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit [JA].


Die von Ihnen getroffene Auswahl wird jetzt eingefügt. Erfassen Sie jetzt zu den Räumen Ihre Aufmaße. Hierzu markieren Sie auf der linken Seite den Raum, zu dem Sie ein Aufmaß erfassen möchten. Klicken Sie auf das Feld „Flächenbezeichnung“, können Sie entweder manuell die Flächenbezeichnung erfassen oder Sie klicken auf die Schaltfläche […]  und es öffnet sich die Auswahl Ihrer Vorschlagswerte für die Flächenbezeichnung. Wählen Sie hier die gewünschte Bezeichnung aus und bestätigen Sie mit [Doppelklick] oder [OK]. Die von Ihnen getroffene Auswahl wird eingefügt.


Zu jedem Raum können beliebig viele Aufmaßzeilen erfasst werden.


Haben Sie alle Aufmaße zu Ihren Räumen erfasst, wechseln Sie auf das Register Positionen. Fügen Sie hier die benötigten Positionen (Artikel, Leistung, Lohn, Geräte, Fremdleistung oder Sonstiges) für Ihr Raumaufmaß ein. Markieren Sie jetzt die erste Position, zu der Sie die Aufmaße aus dem Raumbuch zuweisen wollen. Klicken sie auf die Schaltfläche «Sonstiges» | «Räume/Flächen zuweisen. Es öffnet sich folgender Dialog:

Markieren Sie in dem Dialog die Aufmaße, die der Position zugewiesen werden sollen (durch Klick in die Kästchen). Bestätigen Sie mit [OK]. Sollten Sie ein Aufmaß vergessen haben, rufen Sie den Dialog wieder auf. Die der Position bereits zugewiesenen Aufmaße werden Ihnen angezeigt.

Ändern Sie jetzt nach Bedarf die ausgewählten Aufmaße und bestätigen Sie mit [OK]. Wollen Sie zusätzlich einen Verschnitt berechnen, so geben Sie diesen in Prozent an. Haben Sie das Kontrollfeld Verschnitt in Menge übernehmen aktiviert, so wird nach Ihrer Eingabe die Menge inkl. Verschnittautomatisch berechnet. Im Feld ME wählen Sie nun die entsprechende Mengeneinheit aus. Sie speichern nun Ihre Angaben wie gewohnt über [Speichern] ab. Die ermittelte Menge wird nun automatisch in die entsprechende Position eingefügt.

Raumaufmaße mit den Positionen abgleichen

Haben Sie ein Aufmaß nicht vollständig oder aber falsch erfasst, begeben Sie sich zurück in das Register Raumbuch. Hier selektieren Sie den Raum und das zur Änderung anstehende Aufmaß und ändern die Aufmaßformel.

Nachdem Sie die Aufmaßformel geändert haben, können Sie über «Weiteres» | «Position abgleichen» alle Aufmaßformeln, mit denen der Position bereits zugewiesenen Aufmaßformeln abgleichen.

Hinweis: Beachten Sie jedoch, dass individuell geänderte Aufmaßformeln überschrieben werden.

Aufmaß in ein Dokument übergeben

Haben Sie nun die gewünschten Aufmaße angelegt und gespeichert, so haben Sie über [Weiteres] weitere Bearbeitungsmöglichkeiten:

Wollen Sie nun ein erfasstes Aufmaß in ein neues Dokument übergeben, so wählen Sie in der Tabelle das gewünschte Aufmaß aus und klicken auf „Aufmaß in Dokument übergeben“. Es erscheint ein Fenster zur Auswahl der Dokumentart:


Sie wählen „Angebot“ aus und bestätigen mit [Übernehmen]. Sie erhalten folgendes Fenster:

Wollen Sie nun das Angebot einem Projekt zuordnen, so klicken Sie auf Projektzuordnung ändern. Sie gelangen sogleich in die Projektverwaltung. Klicken Sie auf [OK] und Sie gelangen direkt in die Belegbearbeitung. Die Kundenadresse sowie die Positionen mit dem zuvor berechneten Aufmaßsind nun automatisch in das Angebot eingefügt. Sie können weitere Positionen hinzufügen bzw. ändern. Abschließend speichern Sie das Dokument ab.

Ein bestehendes Dokument in ein Aufmaß übernehmen

Im Programm zur Aufmaßberechnung haben Sie die Möglichkeit, ein bereits bestehendes Dokument (Angebot, Auftragsbestätigung, etc.) in das externe Aufmaß zu übernehmen. Hierbei wird automatisch ein neues Aufmaß angelegt, in das die aufgeführten Positionen des Dokuments übernommen werden. Mit dieser Methode ist es auch möglich, Teil- und Schlussaufmaße zu erstellen.

Sie klicken dazu auf [Weiteres] und wählen «Aufmaß» | «Aufmaß aus Dokument erzeugen». Sie erhalten ein Fenster zur Auswahl des Dokumenttyps. Sie wählen Angebot (oder Auftragsbestätigung etc.) und bestätigen mit [OK]. Danach gelangen Sie in den Dialog zur Auswahl der bestehenden Dokumente und wählen nun durch Doppelklick das gewünschte Dokument aus. Der Assistent zur Festlegung des Aufmaßtyps sowie der Aufmaßvariante wird aufgerufen.

Die Aufmaßmengen ins Basisdokument zurückschreiben

Wenn Sie ein Dokument in das externe Aufmaß importiert haben, können Sie die Aufmaßmengen an dieses Dokument zurückgeben. Es ist durch diese Funktion nicht notwendig, das aus dem Dokument erstellte Aufmaß in ein neues Dokument zu übergeben.

Durch Klicken auf die Schaltfläche [Weiteres] und «Aufmaß» | «Aufmaß in Basisdokument übergeben» werden die Mengen zurückgeschrieben. Die Verarbeitung wird mit dem Hinweis „Der Abgleich der Mengen mit dem Dokument ist beendet“ quittiert. Bestätigen Sie durch Klicken auf [OK].

Teilaufmaß

Nach Auswahl der Variante „Teilaufmaß“ betätigen Sie die Schaltfläche [Weiter] und gelangen in folgendes Fenster:

Sie sehen hier die fortlaufende Nummer des eben angelegten Aufmaßes sowie das vorbelegte aktuelle Datum. Beide Felder sind überschreibbar. In den Feldern Projektnummer und Kundennummer sehen Sie die jeweiligen Zuordnungen des zuvor ausgewählten Dokuments. Diese Zuordnungen sind fest und können nicht geändert werden. Im darunterliegenden Feld wird Ihnen die Belegart und Belegnummer des ausgewählten Dokuments (im Beispiel ein Angebot) angezeigt. Sie klicken auf [Fertig] und erhalten folgende Abfrage:

Klicken Sie hier auf [Ja], so werden die im Dokument angegebenen Mengenwerte im Fenster zum Aufmaß auf null gesetzt. Das neue Aufmaß ist nun angelegt. Im Register Positionen sehen Sie nun die vom Dokument übernommenen Positionen mit der angegebenen Stückzahl „0“. Im unteren rechten Bereich erhalten Sie die Informationen der bereits abgerechneten Mengen. Über das Feld Aufmaßformel beim Freien- und Raumaufmaß berechnen Sie nun wie zuvor die Aufmaße pro Position oder geben sie manuell ein. Sie können nun wieder über «Weiteres» | «Aufmaß» | «In Dokument übergeben» die eben erstellten Aufmaße in eine Teilrechnung übergeben.

Müssen Sie die Mengen des Teilaufmaßes ändern, können Sie nach der Änderung die Massen erneut an die bereits erstellte Teilrechnung übergeben. Klicken Sie hierzu erneut auf «Weiteres» | «Aufmaß» | «In Dokument übergeben». Sie erhalten folgenden Dialog:

Sie können jetzt entweder die Mengen abgleichen, das ganze Dokument neu erzeugen oder die Mengen und neue Positionen übernehmen.
Hinweis: Beachten Sie, dass bei „Dokument neu erzeugen“ alle gemachten Änderungen im Dokument verlorengehen. Beachten Sie auch, dass diese Funktion nur bei dem zuletzt erstellten Teil- bzw. Schlussaufmaß möglich.

Schlussaufmaß

Sie markieren das eben erstellte Teilaufmaß und klicken auf «Weiteres» | «Aufmaß» | «Schlussaufmaß erstellen». Sie erhalten folgende Abfrage:

Sie bestätigen mit [Ja]. Das Schlussaufmaß wird nun automatisch erstellt. Sie erhalten anschließend eine weitere Abfrage, welche Sie ebenfalls mit [Ja] bestätigen. Sie gelangen in die Belegbearbeitung, wo die Kundenadresse und das erstellte Schlussaufmaß in eine Schlussrechnung übernommen werden.

 

DA11 Datenexport (REB 23.003)

REB ist die Abkürzung von „Regelungen für die elektronische Bauabrechnung“. REB ist eine Erweiterung von GAEB und dient zur Übertragung von Aufmaßen zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer. Die DA11 Exportschnittstelle unterstützt das REB 23.003 Format (Allgemein Bauabrechnung).

Voraussetzung für den Export im DA11 – Format

Aufmaße müssen folgende Bedingungen erfüllen

·         Es dürfen maximal zwei Titelebenen (z.B. 01 Titel, 01.01 Untertitel) vorhanden sein
·         Die Positionsnummerierung der Titel darf höchstens zweistellig sein
·         Positionen die keinem Titel zugeordnet sind, dürfen höchstens vierstellige Positionsnummern haben
·         Für Export von Aufmaßen werden ausschließlich freie Formeln (TYP 91) erstellt
·         Die Aufmaßformeln dürfen  maximal aus 6 Zeilen à 38 Zeichen bestehen
·         Es werden nur Aufmaße zu Leistungspositionen exportiert

DA11- Export

Wählen Sie das Aufmaß aus, dass im Format DA11 exportiert werden soll. Über «Weiteres» | «Export» | «DA11 Export» starten Sie den Export.

Im folgenden Dialog geben Sie das Verzeichnis an in dem die Datei gespeichert werden soll und einen Dateinamen mit dem die Datei erstellt werden soll.

Vom Programm wird das Verzeichnis DA11 Export im Datenverzeichnis des Mandanten und als Dateiname die Aufmaßnummer (z.B. C:\ProgramData\Handwerk \Daten\00902\DA11Export\Aufmaß_00000184.D11)  vorgeschlagen.

Auswertung

Im Fenster zur Aufmaßerfassung gelangen Sie über die Schaltfläche «Weiteres» | «Vorschau» | « Einzelaufmaß bzw. kumuliertes Aufmaß » in den Reportgenerator. Hier haben Sie die Möglichkeit, sich ein detailliertes Aufmaßblatt zu dem jeweiligen Aufmaßtyp anzeigen zu lassen.

Einstellungen

Über die Schaltfläche [Weiteres] haben Sie die Möglichkeit, Einstellungen zum externen Aufmaß anzupassen.

Beachten Sie auch die Möglichkeiten der APP Lösung für das Programm insbesondere im Zusammenspiel mit Laserdistanzmessgeräten.

Register Allgemein

Unter dem Register Allgemein bestimmen Sie den Vorgabetext bei Titeln und Untertiteln, den Vorgabewert für den Verschnitt, unterteilt nach  Leistungen und Artikeln bei neu eingefügten Positionen in einem Aufmaß. Zudem können Sie hier bestimmen, ob bei den neu eingefügten Positionen eine automatische Positionsnummerierung erfolgen soll.

Register Reporte

Unter dem Register Reporte hinterlegen Sie zu jedem Aufmaßtyp den aufzurufenden Report.
Geben Sie Ihren individuell angepassten Reporten eine neue Bezeichnung. Diese werden dann bei einem Update nicht überschrieben.

Register Raumbuchvorlagen

Unter dem Register Raumbuchvorlagen können Sie Vorlagen für Ihre Raumaufmaße erstellen. Um eine neue Raumbuchvorlage erstellen zu können, müssen Sie einen neuen „Gebäudetyp“ einfügen. Klicken Sie auf [Hinzufügen] und es öffnet sich ein Auswahlfenster. Fügen Sie den Gebäudetyp ein. Geben Sie die Bezeichnung für den neu zu erstellenden Gebäudetyp ein.

Gebäudetyp einfügen

Markieren Sie den neuen Eintrag „Gebäudetyp“. Über [Hinzufügen] können Sie weitere Ebenen einfügen. Wählen Sie im Auswahlfenster aus, ob Sie ein weiteren Gebäudetyp, ein Stockwerk, eine Wohnung  oder einen Raum einfügen wollen. Haben Sie z.B. Stockwerk ausgewählt, wird Ihnen jetzt eine Auswahl der in den Raumbuchbezeichnungen zu dem Typ passenden Werte angeboten.

Ist die von Ihnen gewünschte Bezeichnung bei den zur Auswahl stehenden Bezeichnungen nicht vorhanden, können Sie diese jetzt direkt in das Feld eintragen. Beachten Sie jedoch, dass die neu erfasste Bezeichnung nicht in die Vorschlagswerte der „Raumbuchbezeichnungen“ übernommen wird. Benötigen Sie diese Bezeichnung öfter, sollten Sie diese gleich in das Register „Raumbuchbezeichnungen“  für den jeweiligen Typ eintragen.

Register Raumbuchbezeichnung

Unter dem RegisterRaumbezeichnungen können Sie Vorschlagswerte für wiederkehrende Flächen-, Raum-, Wohnungs- und Stockwerksbezeichnungen hinterlegen. Wählen Sie aus, zu welchem Typ der Vorschlagstext erfasst werden soll.

Klicken Sie auf [Neu] und erfassen die gewünschte Bezeichnung in dem Feld „Name“. Nachdem Sie die Bezeichnung erfasst haben, bestätigen Sie mit [Speichern].

Automatisches verbuchen von Bankdaten in TopKontor Handwerk

Banking

Der Bereich Banking bietet Ihnen die Möglichkeit, Kontoumsätze Ihrer Bank per Schnittstelle einzulesen. Der Großteil der Banken bietet einen Export der Kontoumsätze im MT940 (SWIFT) Format. Sollte Ihre Bank dieses Format nicht zur Verfügung stellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler.

Damit ein Konto im Bereich „Banking“ zur Verfügung steht, müssen Sie das Konto unter „[Weiteres-Einstellungen-Hausbanken]“ anlegen. Sobald das Konto angelegt ist, können Sie dieses unter „Banking“ auswählen.

Schnittstelle MT940

Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie sicherstellen, dass das Bankkonto mit Konto-Nr. und BLZ unter den Einstellungen zum OP-Center angelegt ist. Sollte die einzulesende MT940-Datei eine andere Bank beinhalten, wird der Import mit entsprechender Fehlermeldung beendet.

Damit Sie die Datei einlesen können, klicken Sie auf [Weiteres-Umsätze importieren]. In dem nachfolgenden Dialog können Sie die Datei auswählen. Die Standard Auswahl steht auf „*.txt“, sollte Ihre Bank für die Datei eine andere Endung verwenden, stellen Sie den Filter auf „*.*“. Nach Auswahl der Datei wird der Import automatisch durchgeführt und Ihnen mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.

Kontoumsätze

In der Übersicht zum Konto werden Ihnen alle importierten Kontoumsätze angezeigt. Die Anzeige können Sie per Filter beeinflussen. Zur Verfügung stehen Ihnen „Tagesauszug, Monatsauszug, Jahresauszug und variabler Auszug (Angabe eines Datumsbereiches)“. Zusätzlich können Sie die verbuchten Umsätze mit dem Optionsschalter „erledigte ausblenden“ ausblenden.

Buchungsassistent

Der Buchungsassistent unterstützt Sie mittels intelligenter Buchungserkennung bei der Verbuchung von Kontoumsätzen. Damit Sie den Buchungsassistent aufrufen können, klicken Sie entweder einen entsprechenden Kontoumsatz per Doppelklick an oder wählen Sie die Schaltfläche „Buchungsassistent starten…“ aus.

Der Assistent versucht aufgrund der Angaben des Kontoumsatzes (Betrag, Überweisungstext, Konto-Nr., BLZ), einen offenen Posten  zu finden. Ist die Suche erfolgreich, wird der entsprechenden Posten gleich vorgeschlagen. Über die Schaltfläche „Buchen“ können Sie den Posten direkt verbuchen. Der Assistent führt Sie nach erfolgreicher Verbuchung automatisch zum nächsten Datensatz. Sollten die Beträge des Kontoumsatzes abweichend sein aber der Buchungsvorschlag korrekt sein, öffnet sich nach Klick auf „Buchen“ automatisch das Verrechnungsfenster der OP-Verwaltung. In diesem Fenster können Sie in gewohnter Weise den Posten ausbuchen. Sollte die automatisch mehrere mögliche Buchungen finden, öffnet sich eine Auswahl mit den entsprechenden Buchungen.

Wenn die Buchungsautomatik keinen entsprechenden Vorgang aufgrund der Angaben finden kann, müssen Sie die Verbuchung manuell vornehmen. Wählen Sie dazu die entsprechende Kategorie auf und klicken dann auf die Schaltfläche „Dokument“. In der folgenden Auswahl wählen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken einfach auf „Buchen“. Wenn in Ihrem Kontoumsatz Buchungen enthalten sind, die Sie nicht zuordnen können, wählen Sie einfach die Kategorie „nicht betriebsrelevant“ aus und klicken auf „Buchen“. Damit wird diese Buchung beim nächsten Mal nicht mehr vorgeschlagen.

Buchungen stornieren

Wenn Ihnen bei der Verbuchung eines Umsatzes ein Fehler unterlaufen sein sollte, können Sie die Verbuchung jederzeit wieder rückgängig machen. Öffnen Sie dazu per Doppelklick den entsprechenden Umsatz und wählen dann die entsprechende Zahlung unter „Buchungshistorie“ aus. Per Kontextmenü und Auswahl von „Buchung stornieren“ wird die ausgewählte Buchung storniert.

TopKontor Zeiterfassung Kennwort für die Datenbank

Diese Daten benötigen Sie wenn Sie im TopKontor Zeiterfassungs Administrator Änderungen vornehmen möchten.

Benutzer :SYSDBA

Passwort :masterkey

Bitte beachten Sie das die Einstellungen Auswirkungen auf die Zeiterfassung haben können. Bitte nur von versierten Benutzern ausführen lassen.

Wie mache ich eine Barentnahme auf der Kasse in TopKontor Handwerk OP Verwaltung

Barentnahme

Über den Menüpunkt „Barentnahme“ können Sie zu jeder Zeit Geld wieder aus der Kasse entnehmen. Wie bei der Bareinlage hinterlegen Sie das Kassenkonto und das zugehörige Gegenkonto. Erfassen Sie dann noch den entnommenen Betrag und hinterlegen Sie im Feld „Kommentar“ einen Entnahmezweck. Dieser dient später rein zur Information, wozu das Geld aus der Kasse entnommen wurde.

 

Eine Bareinlage in die Kasse von TopKontor Handwerk buchen (Eröffnungsbestand)

Bareinlage

Bevor Sie mit der Kasse die Belegbuchung beginnen, sollten Sie eine Bareinlage (Wechselgeld) machen. Unter «Bareinlage» können Sie eine Bareinlage erfassen. Bei den Konten wählen Sie das Kassenkonto und das dazugehörige Gegenkonto. Erfassen Sie dann den Betrag und geben Sie im Feld „Kommentar“ z.B. „Wechselgeld“ ein.

Datevübergabe – Die Daten an den Steuerberater senden

Hinweis: Die Datev-Schnittstelle steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie in den OP-Einstellungen die Datev-Schnittstelle im Bereich Weitere An­gaben aktiviert haben.

Über «Extras» | «Datev-Schnittstelle» starten Sie die Datev-Schnittstelle. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option „Buchungsdatensätze“, können Sie Ihre Buchungen komfortabel per Diskette an Ihren Steuerberater übergeben. Als zweite Seite des Assistenten erscheint folgender Dialog:

Sie legen in den Feldern Übergabe vom…bis die Buchungsperiode fest. Die entsprechenden Buchungen werden Ihnen nun angezeigt. Bestimmen Sie unter Selektierte Bereiche die Art der zu übergebenden Daten. Sie können folgende Bereiche auswählen:

  • Rechnungsausgang
  • Rechnungseingang
  • Zahlungseingang
  • Zahlungsausgang
  • Kasse

Hinweis: Der ausgewählte Datumsbereich muss in einem Monat liegen.

Klicken Sie auf  [Weiter], erhalten Sie anschließend einen weiteren Dialog zur Eingabe der datev-relevanten Angaben wie Mandanten- und Beraternummer etc. Wählen Sie dann über die Schaltfläche […] einen Ausgabepfad und klicken auf  [Starten].  Der Dateiname wird automatisch vorgegeben. Sie klicken nun auf [Speichern].

Zu Einzelheiten bezüglich der datev-relevanten Angaben wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Dieser teilt Ihnen die zu Hinterlegenden Werte mit.

Kasse beim beginnen mit falscher Summe als Bestand.

Sie möchten mit der Kasse in der OP Verwaltung anfangen. Es ist allerdings ein falscher Kassenbestand vorhanden.

Nehmen Sie ein Buchhung in der OP Verwaltung von TopKontor vor:

  • Wählen Sie die Kasse
  • Machen Sie eine „neue“ Buchhung
  • Buchen Sie (wenn vom Steuerberater nicht ander vorgeschlagen) eine Ausgabe
    • 1000 (SKR04*!) an 9000 (SKR04*!) und tragen Sie die Summe ein.
    • Als Betreff schreiben Sie bitte das das eine Ausbuchung aufgrund von Testvorgängen ist und der nächste Buchungsvorgang die Eröffnungsbuchung ist.

* Die Sachkonten beziehen sich auf den Sachkontenrahmen 04!

Was ist das Rechnungs- Eingang und Ausgangsbuch

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie eine Aufstellung aller eingegangenen Rechnungen Ihrer Lieferanten.

Im Rechnungsausgangsbuch finden Sie eine Aufstellung aller von Ihnen gestellten (Ausgangs)Rechnungen.

Nummerierung im Kassenbuch

Wenn Sie die Nummerierung im Kassenbuch bei TopKontor Handwerk 6 ändern wollen, dann überschreiben Sie einfach die angezeigte Nummer.

TopKontor Handwerk meldet beim Start“ Die Lizenz konnte nicht gefunden werden“

Hier kann es an der Kommunikation liegen.

Überprüfen Sie bitte ob bei Ihrer Netzwerkverbindung das IPv6 Protokoll aktiv ist. Wenn dieses der Fall sein sollte, bitte deaktivieren.

Bitte dieses auf allen Rechnern prüfen.

 

Nach einem Neustart sollte es funktionieren.

 

P.S. Es könnte auch eine Firewall sein die Ihre Kommunikation zum TopKontor Server stört.

Die Datev Schnittstelle in der OP Verwaltung ist ausgegraut.

Um die Schnittstelle „Datev“ nutzen zu können muss diese aktiviert werden.

Klicken Sie in der OP Verwaltung im Menü auf „Extras“ und dann auf „Einstellungen zum OP Center“

 

Unter „Weitere Angaben“ können Sie diese aktivieren und einrichten.

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags und Nachtarbeit lt. §3b EstG

Übersicht zur SFN-Abrechnung

2.1 Sozialversicherungs- und Unfallversicherungspflicht

Zusätzlich zu den bestehenden SFN-Bedingungen ist die Sozialversicherungsfreiheit von SFN-Zuschlägen auf einen Grundstundenlohn von 25,00 EUR begrenzt. SFN-Zuschläge, die mit einem höheren Grundstundenlohn abgerechnet werden, sind danach steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.

Es ergibt sich folgende Staffel:

  • Grundstundenlohn bis 25,00 EUR: steuerfrei und SV-frei
  • Grundstundenlohn von 25,01 bis 50,00 EUR: steuerfrei aber SV-pflichtig
  • Grundstundenlohn ab 50,01 EUR: St/SV-pflichtig

Auf den Auswertungen 13 – SFN-Zuschläge pro Arbeitnehmer und 95 – Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden diese abgerechneten Zuschläge ausgewiesen.

Achtung: Zur korrekten Überwachung der Grenzen nach § 3b EStG müssen alle SFN-Angaben im Programm hinterlegt werden.

Durch das Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG) sind die Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge in voller Höhe UV-pflichtiges Entgelt.

2.2 Steuerfreiheit der Zuschläge

Die Steuerfreiheit von Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen wurde auf einen maximalen Stundensatz von 50,00 EUR begrenzt.

Diese Regelung berücksichtigt das Programm für Lohnabrechnungen automatisch. Bei einem Grundlohn von mehr als 50,00 EUR pro Stunde wird die Steuerfreiheit der Zuschläge auf der Basis von 50,00 EUR berechnet. Wenn die Prozentsätze der jeweiligen Zuschlagslohnarten unter dem Prozentsatz der möglichen Steuerfreiheit nach § 3b EStG liegen, ist es möglich, dass die SFN-Zuschläge, trotz eines Stundenlohnes über 25,00 Euro, SV-frei bleiben. Die Steuerfreiheit der Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) richtet sich nicht nach dem Effektivlohn des Arbeitnehmers, sondern nach dem Grundlohn.

2.3 Grundlohn

Die Steuerfreiheit der SFN-Zuschläge richtet sich nach dem so genannten Grundlohn.

Die Grundlohnermittlung wird im Programm automatisch vorgenommen, wenn Basisgrundlohn, Grundlohnzusätze, Entlohnungsform und wöchentliche Arbeitszeit vorhanden sind.

Grundlohn ist der auf eine Arbeitsstunde entfallende

  • laufende Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer
  • für den jeweiligen Lohnzahlungszeitraum
  • aufgrund seiner regelmäßigen Arbeitszeit erwirbt,
  • höchstens jedoch 50,00 Euro pro Stunde.

Zum Grundlohn gehören

  • der laufende Arbeitslohn,
  • laufend gewährte Sachbezüge, soweit sie steuerpflichtig sind,
  • Vermögenswirksame Leistungen,
  • steuerpflichtige Fahrtkostenzuschüsse, wenn diese nicht pauschal versteuert werden,
  • laufende Zuschläge, die wegen der Besonderheit der Arbeit während der regelmäßigen Arbeitszeit gezahlt werden (z. B. Schmutzzuschläge, Erschwerniszuschläge),
  • laufende Beiträge zu Pensionskassen und Direktversicherungen, die zum laufenden Arbeitslohn gehören.

Nicht zum Grundlohn gehören

  • sonstige Bezüge
  • Überstundenvergütungen
  • individuelle Zuschläge
  • steuerfreie Bezüge und
  • Bezüge, die nach § 40 EStG pauschal versteuert werden.

Im Programm werden folgende Bezüge aufgrund der Entlohnungsform des Arbeitnehmers automatisch als Basisgrundlohn herangezogen:

  • FestbezugsempfängerFestbezug aus Personaldaten | Entlohnung | Festbezüge Nr. 1

    Der eingegebene Betrag muss positiv sein. Bei einem negativ erfassten Betrag wird die SFN-Berechnung abgelehnt.

  • MonatslohnempfängerFestbezug aus Personaldaten | Entlohnung | Festbezüge erfasste Nr. mit der Auswahl Monatsgrundlohn in der Liste Monatslohn

    Bei einem negativ erfassten Monatslohn wird die SFN-Berechnung abgelehnt.

  • StundenlohnempfängerStundenlohn aus Personaldaten | Entlohnung | Festbezüge, Registerkarte Stundenlohn/Vorschuss, Feld Stundenlohn 1
  • LeistungslohnempfängerDer Basislohn wird über die Lohnart definiert, die unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte SFN im Feld Grundlohnbezüge mit Basislohn erfasst ist.
  • Stundenlohnempfänger mit StundenlohntabellenDer Basislohn wird über die Lohnart definiert, die unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte SFN im Feld Grundlohnbezüge mit Basislohn erfasst ist.
  • Festbezugsempfänger mit GehaltstabellenDer Basislohn wird über die Lohnart definiert, die unter Mandantendaten | Lohnarten, Registerkarte SFN im Feld Grundlohnbezüge mit Basislohn erfasst ist.

Alle anderen Grundlohnbestandteile (Grundlohnzusätze) ordnen Sie in der jeweiligen Lohnart unter Mandantendaten | Lohnarten in der Registerkarte SFN im Feld Grundlohnbezüge entsprechend zu.

Quelle: http://www.datev.de/lexinform-infodb/1032650

Pausen, Pausenschwellen und weitere Einstellungen zu den Zeitmodellen

Weitere Einstellungen für Zeitmodelle

Für die Erstellung der Zeitmodelle gibt es noch weiter Möglichkeiten der Einstellungen. In der Schaltfläche der Arbeitszeit finden Sie die [Einstellungen]. In dem neuen Fenster finden Sie nun mehrere Einstellungsmöglichkeiten.

Pausenschwellen
Wenn Sie keine festen Pausen verwenden möchten sondern anhand von Schwellwerten Pausen automatisch abziehen möchten nutzen Sie die Pausenschwelle. Durch die verscheidenden Regeln die Sie hinterlegen können, können Sie auch gestempelte Zeiten mit den hinterlegten Pausen verrechnen, addieren oder einfach abziehen. Es stehen aktuell fünf Regeln zu Ihrer Verfügung.

Regel 1 besagt, dass Pausen die von einem Mitarbeiter gestempelt werden zu den hinterlegten Pausenschwellen addiert werden. Beendet der Mitarbeiter seine Arbeit während er sich in einer Pausenschwelle befindet, wird die Pause nur anteilig gewertet. Bsp: Mitarbeiter fängt um 08:00 Uhr an zu arbeiten und muss nach 4 Stunden eine Pause von 30 Minuten machen und hört um 12:15Uhr auf zu arbeiten, wird nur  eine 15 minütige Pause abgezogen.

Regel 2 besagt, dass ein Mitarbeiter seine gestempelten Pausen mit den hinterlegten Pausenschwellen verrechnen kann. Im gesamte steigt die Pause nur über den hinterlegten Pausenwert, wenn der Mitarbeiter länger als die hinterlegte Pause, Pause macht.

Regel 3 besagt, dass die hinterlegte Pause immer abgezogen wird. Stempelt ein Mitarbeiter seine Pause, so wird diese mit der hinterlegten Pause verrechnet. Ist diese Pause größer als die hinterlegte Pause, so wird die tatsächliche Pause verwendet.

Regel 4 besagt, dass die hinterlegte Pause immer abgezogen wird. Stempelt ein Mitarbeiter sine Pause, so wird die gestempelte Pause zur hinterlegten Pause addiert.

Regel 5  besagt, dass die hinterlegte Pause sich durch Pause Stempelungen des Mitarbeiters verschiebt. Ist die händisch erfasste Pause größer als die automatische Pause,  so wird die Tatsächliche Pause verwendet. Geht der Mitarbeiter während er sich in der Pausenzeit befindet in den Feierabend, wird die Pause anteilig berechnet.

Sonstige Zeiten
Das Menü [Sonstige Zeiten] gibt Ihnen die Möglichkeit bei einer [Abwesenheitsbuchung] eine alternative Zeit zu buchen als die Rahmenarbeitszeit.  Bsp.: Sie Buchen an einem Montag Urlaub für ein Mitarbeiter anhand der Rahmenarbeitszeit. Dieser Urlaub wird mit 10 Stunden verbucht aufgrund der Arbeitszeit im Zeitmodell, jedoch möchten Sie für ein Urlaubstag nur 8 Stunden verbuchen. Tragen Sie dafür in Sonstige Zeiten eine Arbeitszeit ein die 8 Stunden Arbeitszeit enthält.

Rundungen
Damit Sie in der Darstellung nicht immer alle Buchungen Minutengenau sehen, können Sie die Zeiten auch Runden lassen. Dafür stehen Ihnen die Rundungen der ersten und letzten Buchung zur Verfügung oder die Rundung auf Rahmenarbeitszeitbeginn oder Rahmenarbeitszeitende.

Es gilt die Rahmenarbeitszeit
Möchten Sie zum Beispiel alle Buchungen von 06:30 bis 07:00 Uhr und die Buchungen nach 07:00 Uhr bis 07:15 Uhr  auf den offiziellen Rahmenarbeitsbeginn 07:00 Uhr aufrunden bzw. abrunden so müssen Sie folgendes hinterlegen. „Für Buchungen die 30 Minuten vor  oder 15 Minuten nach Arbeitsbeginn getätigt werden, gilt der Rahmenarbeitszeitbeginn. Wenn ein Mitarbeiter jedoch 31 Minuten vor Rahmenarbeitszeitbeginn stempelt, so wird die tatsächlich gestempelte Zeit gewertet.

Erste und letzte Buchung eines Tages runden
Wenn Sie die erste oder letzte Buchung eines Tages Runden möchten, müssen Sie ein Intervall hinterlegen in welchen die Zeiten auf oder Abgerundet werden. Zudem müssen Sie einen Schwellwert festlegen. Wird dieser Schwellwert bei einer Buchung überschritten, so wird um die nächste Intervalleinheit aufgerundet. Bsp.: Sie Runden mit dem Intervall 15 jede Buchung und der Schwellwert ist 8 Minuten, so wird jede Buchung vor 08:08 auf 08:00 Uhr abgerundet und alles nach 08:08 Uhr auf 08:15 aufgerundet.

Gibt es eine Rechtschreibprüfung in TopKontor Handwerk?

Diese gibt es – Klicken Sie im Dokument in dem blau abgesetzen Bereich auf den Reiter BEARBEITEN und dann Rechtschreibprüfung aktivieren .
Sie haben die Möglichkeit einzelne Bereiche die berücksichtigt werden sollen auszuwählen.

Bei starten von TopKontor Handwerk erscheint die Meldung 7022

Diese Meldung erscheint wenn im Netzwerk ein zweiter TopKontor Server Dienst läuft.

Bitte prüfen sie ob das „Advantage Database Utility“ nur einmal gestartet ist. Gegebenenfalls die neuen Geräte im Netzwerk überprüfen. Evtl. ist der dieser Dienst aktiv.

 

Das Programm für den Datenbank Server finden Sie unter START> Programme in der Gruppe „Advantage Database Server“.

Das Programm TopKontor Handwerk meldet: Datenbankdienst unerreichbar.

Dieser Fehler kann auftreten wenn der TopKontor Server nicht gefunden wird. Auch wenn dieser physisch Vorhanden und angeschaltet ist, so kann die Kommunikation gestört sein.

Dieses kann durch eine Firewall, Virenschutz oder ein anderes Sicherheitsprogramm auftreten. TopKontor Handwerk wird trotzdem arbeiten, allerdings verlangsamt.

 

Bitte prüfen Sie ob die Meldung anch einem Neustart des PCs immer noch vorhanden ist.

Kontrollieren Sie bitte ob auf Ihrem Server der Dienst „Advantage Database Server“, hier das Utility gestartet ist.

Sie erkennen das laufende Datenbank Programm an den Bewegungen in der Tabelle, sowie am Button unten. Dort steht im laufenden Betrieb „Beenden“. Sollte dieser nicht gestartet sein, so steht dort „Starten“.

 

Ihre E-Mail werden mit einer PDF versendet. Es kommt jedoch eine „winmail.dat“ beim Eimpfänger an.

Dieses Problem tritt auf wenn die Standard für die Mailkommunikation nicht von „allen“ Seiten eingehalten werden.

Um vorab Fehlerquellen auszuschliessen sind folgende Sachen zu beachten:

  • Ihr Mailprogramm (Outlook etc.) muss in einer 32bit Version installiert sein!

Bei Microsoft gibt es dazu eine Anleitung: Link

In TopKontor Handwerk überprüfen Sie bitte ob die aktuelle Version vorliegt bzw. keine Upodates vorhanden sind (Datei>Support> Auf Updates prüfen)

 

Um die Maileinstellungen in TopKontor Handwerk anzupassen gehen Sie so vor:

Klicken Sie auf        Support> E-Mail Einstellungen. Versuchen Sie dort verschiedene Kombinationen.

(Prüfen Sie die Einstellungen jedes mal mit einem Testversand und kontrollieren Sie ob eine PDF oder eine DAT Datei versendet wird. Hinweis: alle Optionen mit und auch ohne Haken testen)

 

App meldet: Die Version des Servers ist älter als der Client. Um einen fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten, aktualisieren Sie bitte den Server

Sie erhalten in der App die Meldung:

Die Version des Servers ist älter als der Client. Um einen fehlerfreien Ablauf zu gewährleisten, aktualisieren Sie bitte den Server.

Hier muss eine Aktualisierung des Server gemacht werden.

 

Gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie in TopKontor Handwerk auf Datei
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Auf den  Punkt Schnittstellen Sonstige mobile App
  4. Auf den Button Aktualisieren klicken
  5. Es erscheint „Update erfolgreich beendet

Starten Sie den Dienst TopApps neu

  1. Systemsteuerung
  2. System und Sicherheit
  3. Verwaltung
  4. Dienste
  5. TopAppService mit der rechten Maustaste neu starten.

Fertig. Der Zugriff funktioniert wieder.

Wie werden die Apps wie TopAdressen, TopReparatur und TopAufmaß Apps installiert und eingerichtet.

In der Version 6 wird beim Einzelplatz und bei der Server & Web Installation der Service für den mobilen Zugriff bereits mit installiert.

In dieser Beschreibung gehen wir davon aus.

Vorraussetzung zur Nutzung ist:

Eine statische Portweiterleitung des Ports 44300 auf den Server oder den PC auf dem die TopKontor Handwerk Hauptinstallation liegt.

Die Firewall auf der Hauptmaschine muss eine Freigabe fpr den Port 44300 haben. (Hier bitte auch auf installierte Schutzprogramme mit Firewall achen, als Bsp. ESET oder Kaspersky etc.)

 

In TopKontor Handwerk ist folgendes zu erledigen.

  1. Gehen Sie in die Benutzerverwaltung und legen Sie einen neuen Benutzer an. Dieser heisst „SERVICE“ (alles in Großbuchstaben). Als Kennwort nehmen Sie z.B. „bss„.  Weisen Sie diesem neuen Benutzer das Recht „mobile Apps“ zu. Keine weiteren. Dieses Konto wird nur verwendet um die Verbindung herzustellen. Ein Datenzugriff findet mit diesen Grundinformationen noch nicht statt.
  2. Gehen Sie in die Stammdaten und wählen Sie Mitarbeiter aus. Wenn die Person mit dem aversierten Zugriffsrecht noch nicht angelegt ist, so klicken Sie auf neu und legen diese an.  Wahlen Sie unter dem Reiter Mitarbeiter „Bearbeiten“ und setzen den Haken bei Monteuer. Nachdem dieses erledig ist gehen Sie auf den Reiter Mobile Einstellungen und klicken die Rechte bei allen gewünschten Funktionen an. Wenn das erledigt ist klicken Sie in das Feld Kennwort und tragen ein Kennwort Ihrer Wahl ein. (Bitte merken, dieses wird später in der App benötigt, achen Sie bitte auch auf die Verwendung eines sicheren Kennwortes. Es empfielt sich hier etwas mit mind. 8 Zeichen und Sonderzeichen sowie Groß- und Kleinschreibung zu nehmen). Im Anschluss gehen Sie auf speichern.
  3. Nach dem wir nun die Vorbereitungen erledigt haben schliessen sie die offenen Fenster.
  4. Klicken Sie auf Datei im Menüband und wählen Sie Einstellungen.
  5. Wählen Sie auf der rechten Seite den Punkt „Schnittstellen
  6. Markieren Sie den Punkt „Sonstige“ auf rechten Seite und dann markieren Sie den Punkt „Mobile App„.
  7. Setzen Sie in dem Kasten TopDNS bitte den Haken bei „TopDNS verwenden
  8. Klicken Sie auf den Button Aktualisieren.
  9. Nach ca 10- 20 Sekunden erhalten Sie eine positive Meldung.
  10. Notieren oder kopieren Sie sich hier den angezeigten Zugangsschlüssel. Diesen benötigen Sie in der App auf dem Smartphone.

iPhone und Smartphone Einrichtung

  1. Nehmen Sie Ihr Telefon in die Hand und suchen die gewünschte App im jeweiligen App Store. Installieren Sie diese.
  2. Nach der Installation öffnen Sie die App.
  3. Tippen Sie auf Einstellungen
  4. Wählen Sie im unteren Bereich  „Mitarbeiter abmelden„. Bestätigen Sie die Meldung „Abmeldung“.
  5. Deaktivieren Sie den Demozugang
  6. Achten Sie nun da drauf das der Zugangsschlüssel auf „an“ steht.
  7. Tragen Sie den zuvor notierten Zugangsschlüssel exakt hier ein.
  8. Als Benuter tragen Sie „SERVICE“ und als Kennwort „bss“ ein. Groß- und Kleinschreibung beachten.
  9. Schalten Sie bitte das WLAN aus und nutzen Sie die mobilen Daten!!
  10. Wählen Sie den Button „Mitarbeiter auswählen
  11. Auf der nun kommenden Seite wählen Sie einen Mandanten
  12. Wahlen Sie einen Mitarbeiter aus den Sie zuvor in TopKontor Handwerk bearbeitet haben (Mobile Rechte etc)
  13. Wahlen Sie dann Anmelden
  14. Es wechselt die Seite. Klicken Sie auf Bearbeiten
  15. Tragen Sie das Mitarbeitern Kennwort ein (Wurde in TopKontor Handwerk hinterlegt)
  16. Speichern Sie und dann auf Service testen.
  17. Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde erhalten Sie eine Mitteilung.
  18. Falls es nicht sofort funktioniert, so probieren Sie es bitte 2 -3 mal.

Nun können Sie das Hauptmenü aufrufen und die Stammdaten z.B. auswählen.

Testen ob die TopApps für TopKontor Handwerk extern erreichbar sind.

Sie möchten testen ob Ihre Konfiguration für die Apps soweit von aussen erreichbar ist.

Testen Sie hier am besten mit dem Firefox Browser.

https://DYNADRESSEoderIPADRESSE:44300/TopService.svc

DYNADRESSEoderIPADRESSE = Tragen Sie Ihre Adresse hier ein. Ihre IP bekommen Sie z.B. über die Webseite www.wieistmeineip.de

Wenn Sie ein Bild wie das dargestellte sehen, dann ist die Verbindung OK und steht.

TopKontor App meldet Fehler 0

Die App hat keine Antwort, beim Versuch eine Verbindung zum Webservice herzustellen, erhalten.

 

Überprüfen Sie zunächst die Verbindung Ihres Smartphones
mit dem Internet. Wählen Sie sich nicht in das selbe Netzwerk wie das des Servers
ein. Benutzen Sie mobile Daten oder wählen sich in ein externes Netzwerk ein. Wenn
eine Verbindung besteht und der Fehler nicht behoben ist, überprüfen Sie noch
folgende Punkte:

• Ist der Webservice installiert und aktiv?

Öffnen Sie den Task Manager und klicken auf den Reiter „Dienste“ suchen Sie hier
den Dienst „TopAppService“. Dieser sollte den Status „wird ausgeführt“ besitzen. Ist
dies nicht der Fall, starten Sie den Dienst via Rechtsklick. Finden Sie den Dienst gar
nicht müssen Sie diesen über ein TopKontor Setup Ihrer Version nachinstallieren.

• Richten Sie eine Portweiterleitung für den Webservice ein

Um eine Portweiterleitung einzurichten müssen Sie sich in Ihrem Router einloggen.
Dies geht meist über die IP Adresse oder Namen des Routers (näheres steht in dem
Handbuch Ihres Routers). Richten Sie nach der Beschreibung in Ihrem Handbuch
eine Portweiterleitung für den Port des Webservice ein, den Sie bei der Installation
angegeben haben. (Standardmäßig Port 44300).

TopKontor App meldet Fehler 400

Hierbei handelt es sich meist um ein Konfigurationsproblem in TopKontor Handwerk.

 

Prüfen Sie zunächst ob der ADS Dienst läuft. Ist dies nicht der Fall überprüfen Sie
bitte ob Sie TopKontor Handwerk für die Einrichtung der Apps korrekt eingerichtet
haben. Hier einige Anhaltspunkte:

• TK Handwerk V6 und SmartHandwerk V3 sollten nicht parallel installiert sein

Der Hintergrund hier ist, dass das zuletzt installierte Programm dasjenige ist worauf
der Webservice schaut. Guckt der Webservice auf das falsche Programm, installieren
Sie den Webservice mit einem aktuellem Setup des anderen Programms erneut.

• Ist der Benutzer SERVICE korrekt angelegt

Gehen Sie in die Benutzerverwaltung und prüfen Sie ob ein Benutzer mit dem Namen
„SERVICE“, Passwort „bss“ und mit dem Recht „mobile Apps“ angelegt ist.

• Sind Mitarbeiter für die Benutzung der Apps eingerichtet?

Im Mitarbeiterstamm müssen die Mitarbeiter welche die Apps benutzen als Monteur
markiert sein und bei „mobile Einstellungen“ ein Kennwort und Rechte besitzen.

TopKontor App meldet Fehler 401

Bei diesem Fehler handelt es sich um ein Authentifizierungsproblem mit den
Login-Daten. Dieser Fehler kann beim Login in Datenbank auftreten oder wenn Sie
sie sich nach der Auswahl des Mandanten und als Mitarbeiter einloggen möchten.

 

Wenn dieser Fehler beim Login in die Datenbank auftritt, überprüfen Sie ob der
Benutzername und das Passwort mit dem des angelegtem Benutzers
übereinstimmen. Gehen Sie dazu in die Benutzerverwaltung im TopKontor Handwerk.
Überprüfen Sie ebenfalls ob dieser Benutzer die Rechte „mobile Apps“ besitzt.
Existiert kein Benutzer mit Recht „mobile Apps“ legen Sie einen neuen Benutzer an
mit dem Namen „SERVICE“, Passwort: „bss“ und nur dem Recht „mobile Apps“.
Tritt der Fehler beim einloggen als Mitarbeiter auf, überprüfen Sie ob das
eingegebene Passwort mit dem im Mitarbeiterstamm vergebenen übereinstimmt.

TopKontor App meldet Fehler 409

Tritt dieser Fehler auf, ist die Schnittstelle „mobile Apps“ nicht aktiv.

 

Gehen Sie in die Grundeinstellungen von TopKontor Handwerk und aktivieren Sie die Schnittstelle.

Im Adresstamm der Top Apps habe ich oben viele Leere Einträge, unten kommen die Kunden

Die TopApps kommunizieren direkt mit den Stammdaten aus dem TopKontor Handwerk.
Die Daten sind hier im Programm auf dem Computer nicht sauber hinterlegt.

 

Klicken Sie in der App den ersten leeren Eintrag an. Sie sehen nun die Kundendaten.

  1. Suchen Sie im TopKontor Handwerk auf dem PC diesen Kunden
  2. Wählen Sie Bearbeien und tragen Sie einen Suchnamen ein.
  3. Nun wird der Kunde auch in der App richtig dargestellt ( Wenn nicht bitte einmal in den Einstellungen die Datenbank aktualisieren.
Beim Datenservice- löschen von Artikeln erscheint : taMAster: Error 5101: A value was outside of the excepted range.

Sie benutzen den Datenservice um den Artikelstamm zu löschen.
Bei löschen erscheint die Meldung:

taMAster: Error 5101: A value was outside of the excepted range.

Die Materialdatei ist grob beschädigt.

 

Nur von versierten Anwendern durchführen! Bei dieser Lösung wird der Artikelstamm komplett gelöscht!
Vorher unbedingt eine Datensicherung durchführen!

Im Standardpfad (C:\Programdata\bluesolution software gmbh\topkontor handwerk\000x\Daten die Dateien:

  • material.adi
  • MAERIAL.ADM
  • MAERIAL. ADT
  • MAterial_FTS.adi

löschen und aus dem 0000 Mandanten hineinkopieren. Das Programm starten.

Der Artikelstamm ist vollständig gelöscht und kann neu eingepflegt werden.

 

 

Das Dokument ist durch BENUTZER gesperrt

Sie erhalten beim öffnen eines Dokumentes die Fehlermeldung:
Das Dokument ist durch BENUTZER gesperrt

Ein anderer Benutzer hat das Dokument noch offen oder in Bearbeitung.

 

Klicken Sie auf START> DATENBANK> SPERREINTRÄGE LÖSCHEN

Wählen Sie den benannten Benutzer aus und sagen Sie löschen.

Danach lässt es sich wieder öffnen.

 

TopKontor Handwerk Error 7200:AQE Error, Native Error 7207 Drucken

Beim starten von TopKontor Handwerk erhalten Sie die Fehlermeldung:

Error 7200: AQE Error: State = HY000; Native Error = 7202………..

Hier ist die Datenstruktur beschädigt, dieses kann durch Einwendung von dritter Software wie z.B. Windowsupdates / Fehlgeschlagene Windows Updates etc geschehen sein.

 

Bitte nur von versierten Anwendern durchführen! Umgedingt ein Backup vorher durchführen!

Bitte aus dem Mandantenordner (Hier Bsp. 0001) die ADI Daten Dateien löschen.
Aus dem Mandant 0000 die 3 vorhandenen bss_mandant Dateien kopieren und in den 00001 Mandant wieder einfügen (Daten ersetzen).

Danach TopKontor Handwerk starten und den UpdateAssistent durchlaufen lassen.
Für jede ADI Datei kommt eine Abfrage (ca100). Diese immer mit OK Bestätigen.

Danach startet TopKontor HAndwerk wieder normal.

Beim drucken aus dem Reportgenerator kommt eine Fehlermeldung z.B. 7200

Nur von versierten Benutzer auszuführen! Vorher eine Datensicherung machen!

Bei dieser Fehlermeldung wird eine 64Bit ADS Dienst installiert sein, aber die ADSProcs.aep noch in der 32Bit Version vorliegen.
Die 32Bit Version ist an der Größe von 4MB zu erkennen und die 64Bit Version hat eine Größe von 7MB.

 

Bitte die Software beenden; den ADS Dienst beenden und vom FTP die ADSPROCS.AEP
FTPDownload   herunterladen und entpacken, in das Datenverzeichnis kopieren und die vorhandene über schreiben oder vorher umbenennen.

Dann den ADS-Dienst wieder starten.

Damit funktionieren alle Reporte wieder.

Bei einer Einstellung in den Dokumenteneinstellungen erscheint “ Der gewählte Drucker ist nicht verfügbar“.

Hier wird ein Gerät angesprochen welches als Kopie mal installiert war und nicht mehr existiert. Es kann auch durch die Windows 10 „Automatische Druckerveraltung“ geämndert worden sein.

 

In den Dokumenteinstellungen wählen Sie den Bereich „Drucker“.
Nehmen Sie bitte den Haken, „Kopien“ einmal heraus oder setzen diesen.

Mit übernehmen können die Einstellungen aus den jeweiligen Bereich übernommen werden.

TopKontor Handwerk stürzt bei der Lizenzüberprüfung ab

TopKontor Handwerk v6 stürzt bei der Lizenzüberprüfung wären des Startens ab oder eine der folgenden Fehlermeldung erscheint:

  • Lizenzdatei konnte nicht geöffnet werden
  • Fehler in der Lizenzdatei

Die Lizenzdatei von TopKontor Handwerk wurde beschädigt.
Dieses kann zum Beispiel durch einen Virenscanner geschehen, wenn dieser beim Lizenzabgleich die Lizenzdatei überprüft und TopKontor Handwerk nicht die Lizenzdatei richtig zurück schreiben kann.

Ersetzen Sie die LicHW.lic im Datenverzeichnis mit der angehängten LicHW.lic.
TopKontor Handwerk wird jetzt im Demo-Modus gestartet.
Danach ist eine erneute Aktivierung des Software auf dem Server nötig.

Sollte es bei der Aktivierung zu Problemen kommen, sie diese Datei benötigen, rufen Sie uns bitte unter der 040-210 917 545 an um Ihre Lizenz zur erneuten Aktivierung freischalten zu können.

 

Bei der Installation eines Updates von TopKontor Handwerk Version 6, kommt der Fehler „ORDNERNAME“ ist kein gültiger Dateiname.

Bei der Installation eines Updates von TopKontor Handwerk Version 6, kommt der Fehler „ORDNERNAME“ ist kein gültiger Dateiname.

 

Nach der Installation der offenen Windowsupdates trat der Fehler nicht mehr auf und das Update von TopKontor konnte installiert werden.
Das Update wurde am 13.09.2016 für Windows 10 unter der Nummer KB3189866 als Sicherheitsupdate veröffentlicht.
https://support.microsoft.com/de-de/kb/3189866

Der Nummernkreislauf lässt sich nicht korrigieren oder ändern

Der Nummernkreislauf lässt sich nicht ändern.
Dieses geht weder direkt beim Dokument speichern oder direkt in den Einstellungen.

 

1) Die Formatierung des Nummernkreises ändern.
2) Übernehmen
3) Einstellungen neu öffnen
4)  Gewünschte Formatierung wieder einstellen
5) Nummernkreis korriegieren und speichern

Beim Upgrade von TopKontor Handwerk der Datenbank kommt die Meldung – die Datenbank wird durch den Administrator gesperrt.

Beim Upgrade der Datenbank kommt die Meldung – die Datenbank wird durch den Administrator gesperrt.

Problem:
Das Problem tritt auf, wenn noch ein Benutzer im Handwerk angemeldet war beim Start oder wenn das Upgrade nicht auf dem Server gestartet wurde.

 

Wenn die Meldung kommt die Tastenkombination STRG+Shift+F8 drücken. Dann einmal über die Schaltflächte [Zurück] zu Schritt 1 gehen und anschließend über [Weiter] das Update wieder starten.

Aufrunden und Abrunden von Zeiten – Wenn ein Mitarbeiter 4 Minuten vor Beginn kommt soll aufgerundet werden.

Die Mitarbeiter kommen nicht immer auf die Minute genau in die Firma.
Um das trotzdem korrekt abzubilden gibt es in der Zeiterfassung sogenannte Rundungen.


Gehen Sie in derZE auf „Meine Firma“ dann auf Arbeitszeiten.

Im nun erscheinenden Fenster wählen die das gewünschte Modell und sagen „Bearbeiten“.

Klicken Sie auf Einstellungen:

Der untere Bereich ist hier entscheidend. „RUNDUNGEN“

Der Bereich ist in zwei Teile sortiert. Bitte nur den einen oberhalb der Trennlinie oder unterhalb der Trennlinie nutzen. Einträge in beiden Bereichen erzeugen falsche Werte.

Als Bsp. die Mitarbeiter sollen bei einer Ankunft bis 14 Minuten vor Arbeitsbeginn keine Überstunden buchen, genauso wenn Sie 5 Minutenlänger nach Feierabend bleiben.

Tragen Sie in den oberen Bereich „RUNDUNGEN“ das so wie in der Darstellung ein.

Sie Reaktion nun ist das ein Mitarbeiter der z.B. 20 vor kommt auch Überstunden dafür anschreibt.
Wen der Mitarbeiter Abends nach 6 Minuten geht bekommt er eine Minute als Überstunde auf das Zeitkonto.

Anlegen von Zeitmodellen und die verschiedenen Arten

Wie werden Zeitmodelle angelegt und was bewirken diese?

Ein Arbeitszeitmodell ist die wichtigste Hilfe zur Definition der Arbeitszeiten auf Grundlage der
betrieblichen Notwendigkeit im Unternehmen. Den Rahmen für mögliche Arbeitszeitmodelle bildet in
der Regel ein Tarif- bzw. Arbeitsvertrag. Diese Rahmenbedingungen können Sie anhand von
Zeitmodellen nachbilden und als Grundlage für die Zeiterfassung nutzen. In der Regel gibt es in jedem
Unternehmen vier mögliche Zeitmodelle: Büro, Werkstatt, Produktion und Teilzeitarbeit. Jedes
Zeitmodell hat eine Besonderheit. Schauen wir uns nun einmal gemeinsam alle vier Modelle an und
ihre Besonderheiten.

Das Büro 
Das Büro zeichnet sich durch feste Arbeitszeiten und feste Pausen aus. In vielen Betrieben fangen die
Mitarbeiter um 08:30 Uhr an und legen die Arbeit um 17:00 Uhr nieder. Dies nehmen wir in diesem
Praxisbeispiel zur Verdeutlichung der Zeitmodelle als Beispiel.

Beginnen wir gemeinsam mit der Einrichtung des einfachsten Zeitmodells, dem Büro. Fügen Sie
über ein neues Zeitmodell hinzu und benennen das Modell „Büro“.


Anschließend wählen Sie als [Vorlage] [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus. Wechseln
Sie nun in den Reiter [Arbeitszeiten]. Die Bezeichnung der Schicht können Sie über das Symbol […]
ändern. Es erscheint ein Popup in das Sie z.B.: „Büro“ Eintragen.


Damit Sie die Arbeitszeiten hinterlegen können, wählen Sie den leeren Datensatz der Spalte [Tag]
aus. Nachdem Sie für den [Tag] den Montag ausgewählt haben, hinterlegen Sie als Von-Arbeitszeit
08:00 Uhr und als Bis-Arbeitszeit 17:00 Uhr. Wenn die gestempelten Zeit nur in einem bestimmten
Zeitraum gewertet werden sollen, können Sie diese Zeiten im Buchungen erlaubt Von/ bis hinterlegen.
Wenn Sie die Eingabe für das letzte Feld bestätigt haben können Sie die Zeiten für die gesamte
Woche vorbelegen lassen.
Die Pausen für das Büro legen Sie wie die Arbeitszeiten an, wählen Sie den leeren Datensatz im Feld
[Tag] aus und hinterlegen den Montag. Als [Pause-Von] hinterlegen Sie 12:00 Uhr, sowie [Pause
bis] 12:30 Uhr.

Die schaffende Werkstatt 
Befassen wir uns nun mit der Werkstatt. Zum Einrichten eines Werkstattmodells ist zu beachten, dass
in der Regel von Montag bis Donnerstag mehr Stunden gearbeitet werden als Freitags. Sehr häufig
kommt es vor, dass die Mitarbeiter montags bis donnerstags von 07:00 Uhr bis 16:15 Uhr und freitags
jedoch nur bis 13:30 Uhr arbeiten. Diese Zeiten bilden für das nachfolgende Praxisbeispiel die
Grundlage.

Zum Einrichten des Werkstattmodells wird ein gleichnamiges Zeitmodell erstellt.

Als [Vorlage] wird die [Einschicht (Verwaltung/Büro/Werkstatt)] ausgewählt und in den nächsten
Reiter [Arbeitszeiten] gewechselt. Die angezeigte Schicht wird mit [Normal] ausgewiesen, diese
können Sie über das danebenstehende Symbol [] umbenennen.


Nachdem Sie die Schicht umbenannt haben, klicken Sie in den leeren Datensatz unter [Tag]. Wählen
Sie den Montag aus und hinterlegen Sie als [Von-Arbeitszeit] 07:00 Uhr und als [Bis-Arbeitszeit] 
16:15 Uhr. Dies machen Sie bis einschließlich Donnerstag. Am Freitag hinterlegen Sie als Von-
Arbeitszeit hinterlegen Sie 07:00Uhr und als Bis-Arbeitszeit 13:00 Uhr.

Hinweis
Die “Autofill” Funktion macht nur Sinn wenn Sie eine regelmäßige Arbeitszeit über die
gesamte Woche haben.

Nachdem Sie die Arbeitszeit hinterlegt haben, müssen Sie noch die Pausen hinterlegen. Dies machen
Sie genau so wie bei den Arbeitszeiten. Klicken Sie in den Leeren Datensatz unter [Tag] und wählen
den Montag aus. Hinterlegen Sie für montags bis donnerstags im Feld [Von-Pause] 09:00 Uhr und
als [Bis-Pause] 09:15. Als zweite Pause hinterlegen Sie die Mittagspause von 12:00 Uhr bis 12:30
Uhr.

Die wechselnde Produktion 
Die Produktion ist in der Regel in mindestens zwei Schichten unterteilt, meistens jedoch in drei
Schichten. Die Produktion wird in vielen Fällen in die Früh, Spät und Nachtschicht aufgeteilt. Diese
haben jeweils unterschiedliche Arbeitszeiten.
Im nachfolgenden Text zeigen wir Ihnen, wie Sie ein solches Zeitmodell anlegen und worauf Sie
achten müssen.

Für die Produktion wird ein Zeitmodell angelegt mit der Vorlage [Dreischicht]. Nachdem Sie die
Beschreibung hinterlegt haben, wechseln Sie in den Reiter [Arbeitszeit]. Unter angezeigte Schicht
werden Ihnen die Schichten [Schicht 1, Schicht 2 und Schicht 3] angezeigt. Diese können Sie über
das dort neben stehen Symbol [] z. B. in Früh, Spät und Nachtschicht umbenennen.

Wählen Sie anschließend für die angezeigte Schicht die [Frühschicht] aus und führen ein Linksklick
in den leeren Datensatz unter dem Feld [Tag] aus. Wählen Sie hier als Tag den Montag aus

Tragen Sie als [Von-Arbeitszeit] 06:00 Uhr ein sowie als [Bis-Arbeitszeit] 14:00 Uhr ein.

Im Bereich Pause hinterlegen Sie wie bei der Arbeitszeit die Pausenzeiten. Die Pause der Frühschicht
beginnt um 10:00 Uhr und endet um 10:30 Uhr.

Wiederholen Sie die Eingaben wie oben beschrieben für die Spätschicht mit der Arbeitszeit von 14:00
Uhr bis 22:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 18:00 bis 18:30 Uhr und für die Nachtschicht mit der
Arbeitszeit von 22:00 Uhr bis 06:00 Uhr mit einer Pausenzeit von 02:00 bis 02:30 Uhr.

Teilzeit 
Die Teilzeitarbeit hat die Besonderheit, dass Mitarbeiter keine festen Arbeitszeiten haben, sondern pro
Monat eine gewisse Stundenanzahl erreichen müssen (z. B. 80 Stunden pro Monat). Um dieses
Modell zu erstellen wird ein Zeitmodell angelegt, welches die Vorlage [Durchschnitt] verwendet mit
der Bezeichnung [Teilzeit Std. Monat]. Im daneben stehenden Feld wird nun der Wert 80 Stunden
eingetragen.

Bei den Teilzeitkräften wird in der Regel keine feste Pause abgezogen, sondern die Pausen werden
separat durch den Mitarbeiter erfasst. Daher brauchen wir die Pausen hier nicht berücksichtigen

Aushilfen 
Aushilfen sind besonders zu behandeln in der Zeiterfassung. Die Aushilfen haben meistens keine
feste Arbeitszeit und werden nach Bedarf ins Unternehmen bestellt. Es gibt keine Vorgaben wie viel
Stunden pro Tag oder im Monat zu leisten sind. Für diese Mitarbeiter gilt ein sehr einfaches
Zeitmodell. Es werden alle Zeiten zwar erfasst jedoch werden diese Stunden jeden Monat ausbezahlt.
Daher wird ein Zeitkonto bei diesen Mitarbeitern nicht geführt. Legen Sie ein Zeitmodell mit dem
Namen „Aushilfe“ an und wählen die Vorlage [Einschicht(Verwaltung/Büro/Werkstatt)] aus.
Wechseln Sie in den nächsten Reiter [Arbeitszeiten] und ändern den Namen der [Angezeigten 
Schicht] über das folgende Symbol […].

Nun klicken Sie in das Feld [Tag] im Bereich [Arbeitszeit]. In diesem Feld wird der Montag
vorgeblendet. Für die Aushilfen brauchen Sie keine Zeiten eintragen und bestätigen alle Felder
einfach mit der Entertaste. Nachdem Sie das letzte Feld bestätigt haben erscheint eine Abfrage die
Sie mit [Ja] bestätigen. Die ganze Woche wird Ohne Zeiten hinterlegt.

Hinweis!
Damit die Aushilfen jeden Monat mit Null Stunden beginnen, wird im Monatsabschluss eine
Korrektur vorgenommen. 

Downgrade TopKontor Version 6 auf vorhergehende Version zB. 6.1.2.30 auf 6.1.1.7

Sie müssen die vorhergehende Version der TopKontor Handwerk Version installieren.
Bei regulären deinstallieren der aktuellen Version und dem installieren der vorhergehenden Version erhalten Sie die Meldung:

Bei Öffnen der Datei des Installationsprotokolls ist ein Fehler aufgetreten. Stellen Sie sicher, das das angegebene Protokoll vorhanden ist und Sie in die Datei schreiben können.

Hier sind noch Softwareeinträge der aktuellen Version vorhanden. Diese stören die Installation der vorhergehenden.

Um das Problem zu beheben müssen alle Einträge enternt werden.
Nutzen Sie hier für am besten den Revo Uninstaller (Über Google zu finden) . Dieser entfernt alle Einträge die laut Installationsprotokoll von TopKontor Handwerk installiert wurden.

Nach Abhschluss können Sie die vorhergehende Version installieren.

Die Benutzung des Programms geschieht auf eigene Gefahr.
Wir übernehmen keine Haftung für diesen Hinweis.

TopKontor Zeiterfassung ist nicht erreichbar- funktioniert nicht

Es kann vorkommen das die TopKontor Zeiterfassung nicht mehr erreichbar ist. Dafür gibt es verschiedene Gründe.

Gründe können hier:

  • Windows Updates
  • Nicht ordnungsgemäßer Neustart des PCs
  • Virenbefall
  • Benutzereingriff
  • Firewallsoftware
  • Router

Bitte überprüfen Sie als erstes ob die Dienste für den Betrieb der Zeiterfassung alle funktionieren. Es gibt drei entscheidende Dienste die laufen müssen.

  • TopKontor Zeiterfassung Guardian
  • TopKontor Zeiterfassunf MobileServices V4
  • TopKontor Zeiterfassungs Server

diese Dienste müssen alle gestartet sein. Falls dieses nicht der Fall ist, so starten Sie die Dienste bitte.
Falls es ein Problem beim starten eines Dienstes gibt, so starten Sie bitte den PC einmal neu und prüfen dann den Status.

Prüfen Sie den Aufruf des Webservers für die Zeiterfassung:
Testen Sie hier am besten mit dem Firefox Browser.

https://DYNADRESSEoderIPADRESSE:44301/TopService.svc

DYNADRESSE oder IPADRESSE = Tragen Sie Ihre Adresse hier ein. Ihre IP bekommen Sie z.B. über die Webseite www.wieistmeineip.de oder die lokale des Zeiterfassungs Servers (127.0.0.1).

Not Found


HTTP Error 404. The requested resource is not found.

oder Dienst läuft. Sollte erscheinen.

Prüfen Sie ggf. auch die Portweiterleitung des Router ( TCP 44301 auf den ZE Server)

TopKontor Handwerk gibt beim starten eine 7077 Fehlermeldung aus.

Hier gibt es mehrere Lösungansätze.

Im aktuellen Fall war durch den Windows Installer auf dem Server ein KB Update offen. TopKontor Handwerk konnte auf dem Server selbst bei aktiven DB Dienst nur im Local Mode gestartet werden.

Ein Neustart des Server mit Verarbeitung der Updates hat das Problem auf dem Server behoben und es konnte wieder normal im DB Betrieb mit den Clients gearbeitet werden.

Für die Clients/Terminals wichtig:
Bitte in den Virenscanner die Ausnahmen

C:\Progamdata\bluesolution Software GmbH\\\SERVER\DATADIR    (Server durch Ihren Datenpfad(Server) anpassen) hinzufügen.

TopKontor unterstützt derzeit nicht den IPv6 Standardm, es kann auch helfen das Protokoll im Netzwerk auf einen reinen IPv4 Standard zu setzen.

Beim starten des ADS Servers erscheint „Could not open Advantage registry Key. The Configuration Utility will not be functionel“

Sie möchten TopKontor starten, es erscheint ein Fehler 6420.

Sie starten dann das Advantage Database Utility.

Es erscheint:
Beim starten des ADS Servers erscheint „Could not open Advantage registry Key. The Configuration Utility will not be functionel“

Dieses kann passieren wenn eine andere Software auf gleiche Punkte im System ansetzt. Dadurch wird der ADS Server beschädigt.

Hier muss der Advantage Database Server neu installiert werden.

Ggf. Melden Sie sich bei uns wenn die Installation nicht vorliegt.

Lohnarten anlegen und verwalten

Lohnarten

Die Lohnarten sind die wichtigsten Definitionen für die Monatsberichte. Durch die Lohnarten werden die Tarif- bzw. Arbeitsverträge abgebildet und dienen der Lohnbuchhaltung oder dem Steuerberater als Grundlage für Ihre Berechnungen. Die Lohnarten werden auf den Monatsberichten ausgewiesen mit den dazugehörigen Werten. Diese Werte können auch durch die Berichte oder Schnittstellen an Lohnprogramme übergeben werden In der Praxis findet man im Grunde nur rund acht Lohnarten die sich nur in der Konfiguration und der eigentlichen Definition unterscheiden. Die Grundlegenden Lohnarten sind, Normalstunden, Überstunden, Krankheitstage/stunden, Urlaubstage/stunden, Nachtschichtstunden, Feiertagsstunden, Samstagsstunden, Sonntagsstunden. Jede Lohnart hat Ihre Besonderheiten. Wir werden jetzt anhand von ein paar Praxisbeispielen die Funktionsweise der Lohnarten darstellen.

Die Lohnarten in der Praxis

Die Lohnart [Normalstunden] beschreibt alle Stunden die durch den Arbeitsvertrag abgegolten sind – in diesem Fall 40 Stunden die Woche!

Legen Sie über das Menü eine neue Lohnart an und Benennen Sie diese als Normalstunde. Fügen Sie als Zeitart [Nettostunden <= Sollstunden] hinzu und speichern Sie die Einstellung.

Die Lohnart [Überstunden] wertet alle Stunden die über die Rahmenarbeitszeit geleistet wurden aus. Krankheitstage und Urlaubstage zählen auch als Arbeitszeit. Richten Sie eine gleichnamige Lohnart ein und fügen Sie die Zeitart [Arbeitsstunden] hinzu. Aufgrund der Definition müssen Sie die Zeitart noch einschränken über [Std ab]. Tragen Sie in das Feld [Std ab] 8 Stunden ein. Es werden nun alle Zeiten als Überstunden gewertet die pro Tag über 8 Stunden überschreiten. Pausen werden nicht berücksichtigt.

Die Lohnart [Krankheitstage/Krankheitsstunden] beschreibt alle verbuchten Krankheitstage und wertet diese aus. Richten Sie eine gleichnamige Lohnart ein die entweder die Tage oder Stunden auswertet. Fügen Sie als Zeitart [Krankheitstage] oder [Krankheitsstunden] ein.

Durch die Lohnart [Urlaubstage / Urlaubsstunden] können Sie die gebuchten Urlaubstage oder Urlaubsstunden auswerten. Legen Sie eine gleichnamige Lohnart an und fügen Sie die Zeitart [Urlaubsstunden oder Urlaubstage] ohne Einschränkungen hinzu.

Die [Nachtschichtstunden] werden in der Regel zwischen 22:00 Uhr und 06:00 Uhr verrichtet. Legen Sie eine gleichnamige Lohnart an und fügen Sie die Zeitart [Nettostunden] von 22:00 Uhr bis 00:00 Uhr ein. Anschließend fügen Sie die gleiche Zeitart von 00:00 Uhr bis 06:00 Uhr ein, mit der aktivierten Option [Arbeitsbeginn war am Vortag]. Durch die Option [Arbeitsbeginn war am Vortag] werden nur gestempelte Zeiten gewertet die vor 00:00 Uhr begonnen haben.

Hinweis!
Mit einem Klick auf [Expertenmodus] stehen Ihnen im Bereich der Lohnarten erweiterte Funktionen und Berechnungsmöglichkeiten zur Verfügung.

[Feiertagsstunden] sind alle Stunden die an einem Feiertag verrichtet wurden. Dies schließt aber keine Nachtarbeiten ein. Erstellen Sie eine Lohnart mit der Bezeichnung [Feiertagsstunden] und fügen Sie die Zeitart [Feiertagsstunden] hinzu mit der zeitlichen Einschränkung von 00:00 Uhr bis 22:00 Uhr und speichern Sie die Einstellungen

Damit Sie die [Samstagsstunden] Auswerten können, legen Sie eine gleichnamige Lohnart an. Auch die in der Nacht gearbeiteten Stunden am Samstag werden nicht berücksichtigt, sondern in der Lohnart [Nachtschichtstunden] ausgewiesen. Fügen Sie dafür die Zeitart [Samstagsstunden] von 00:00 Uhr bis 22:00 Uhr ein und übernehmen Sie die Einstellungen.

Die [Sonntagsstunden] legen Sie genau wie die [Samstagsstunden] an und speichern die Einstellung.

Hinweis!
Vergessen Sie nicht die Lohnarten den Mitarbeitern zuzuweisen. Ohne die Zuweisung werden die Lohnarten in den Berichten nicht erstellt und ausgewiesen.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen andere Definitionen für die Lohnarten haben, so können Sie nach dem gleichen Prinzip neue für Ihr Unternehmen zugeschnittene Lohnarten anlegen.

Weitere Einstellungen für die Lohnarten

Lohnarten die Sie anlegen können Sie auf vielfältiger Art und Weise beeinflussen. Für jede Lohnart die nicht dem „Standard“ entspricht wird anhand der Definition eine Individuelle Konfiguration hinterlegt. Für diese Individuelle Konfiguration stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung.

In dem Reiter [Allgemein] finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten.

Die Option [Diese Lohnart fließt auf das Zeitkonto] schaltet die Standard Berechnung des Zeitkontos aus. Nur der Wert aus diesen Lohnarten wird auf das Zeitkonto gebucht. Es wird nicht mehr die Differenz zwischen Sollstunden und Ist-stunden auf das Zeitkonto gebucht.

Damit Sie die ausgewerteten Zeiten um einen beibiegen Prozentsatz anheben können verwenden Sie bitte die Option [Zeitfaktor (%)]. Dieser Faktor wirkt sich nur auf das Zeitkonto aus. Soll dieser Faktor immer gelten, nutzten Sie den Multiplikator.


Eine weitere Option die eine Standardberechnung ausschaltet ist die [diese Lohnart fließt aufs Urlaubskonto]. Es wird nur der Wert aus der Lohnart auf das Urlaubskonto gebucht.

[Zeiten dürfen tageweise nicht negativ sein] beschreibt eine Einstellung die verhindert, dass die berechneten Zeiten aus der Zeitart negativ sind.

Damit Lohnarten nicht für eine Personalauswertung gelten soll sondern nur für ein Auftragsbericht, setzten Sie den Haken bei der Option [nur für Auftragsbericht].

Sie können durch die Option [Mindestwert pro Tag] festlegen welche Wertigkeit die berechnete Zeitart pro Tag haben muss, damit diese in der Lohnart verrechnet werden darf.

Die Felder Verrechnung eins bis drei geben Ihnen die Möglichkeit den Wert der ausgewählten Lohnart mit anderen Lohnarten zu differenzieren. Die Differenzierten Lohnarten gehen dadurch gegen Null.

Sie können die gesamte Lohnart mit Hilfe der [Rundung] runden lassen. Dafür stehen Ihnen vier Möglichkeiten zur Verfügung.

  • Pro Tag auf 15 Min abrunden
  • Pro Tag auf 30 Min abrunden
  • Gesamtsumme auf 0,25 abrunden
  • Gesamtsumme auf 0,50 abrunden

Übernahme gibt die Lohnart frei, wenn die eingestellte Bedingung Wahr ist.

Im Reiter [Zeiten] haben Sie mehrere Möglichkeiten die Zeitarten mit den Optionen einzuschränken.

Die Berechnung der Zeitarten können über das Feld [Berechnung pro] für ein Tag oder eine Woche berechnet werden.

Durch die Option [Für Zeitmodell] könne Sie die Zeitart an ein bestimmtes Zeitmodell binden. Nur wenn dieses Zeitmodell gebucht wurde wird diese Zeitart gewertet.

Die Option [Für Tätigkeit] funktioniert wie [Für Zeitmodell] jedoch nur bei einer besonderen Tätigkeit.

Mit den Feldern [Maximal] und [Ab] können Sie einen Maximalwert der Lohnart festlegen, so wie ein Mindestwert ab dem die Zeitart erst Auswerten darf.

Der [Schwellwert] für eine Zeitart muss überschritten werden damit der Wert aus der Zeitart freigegeben wird. Andernfalls wird die Zeitart kein Wert zurückgeben.

Mit der Feiertagskategorie können Sie Feiertage aus bestimmten Kategorien auswerten. In der Feiertagsautomatik können Sie jedem Feiertag eine Kategorie zuweisen.

Der [Mindestwert] funktioniert wie der Schwellwert, jedoch können Sie die Berechnung auf ein Tag oder eine Buchung beschränken.

Durch die Option [diese Zeit in Abzug bringen] können Sie festlegen ob diese Zeitart addiert oder Subtrahiert wird.

In dem Reiter [Verrechnung] finden Sie eine der wichtigsten Funktionen der Lohnarten. Diese Funktion benötigen Sie nur wenn Sie Überstunden anhand von monatlichen Gesamtstunden auswerten. Ein Mitarbeiter Arbeitet in der Woche 40 Stunden und im Monat 160 Stunden, alles was über diese Stunden Anzahl hinaus geht wird besonders Vergütet. Hierbei spielt es auch keine Rolle ob die Stunden nachts, an Feiertagen, oder nach der Rahmenarbeitszeit abgeleistet wurden, denn Sie vergüten nur alles oberhalb der 160 Stunden. Sie Vergüten als Beispiel die Stunden von 160 – 170 Stunden mit 20 Prozent. Legen Sie eine Lohnart mit einer aussagekräftigen Beschreibung und mit der Zeitart [Arbeitsstunden] ohne Einschränkung. Fügen Sie über [Summe] eine Neue Lohnsumme hinzu. In der Lohnsumme fügen Sie nun die Zeit [Arbeitszeit] hinzu. Fügen Sie anschließend im Reiter [Zeiten] den Operand [Summe] mit dem Wert 160 im Feld [Ab] und im Feld [maximal] 10 Stunden ein. Anschließend Speichern Sie die Einstellung. Diese Lohnart wertet nur noch die Stunden zwischen 160 Stunden und 170 Stunden aus.

Quelle: Handbuch TopKontor Zeiterfassung by bluesolution software GmbH

Beim einlagern des Dokumentes erscheint ein 6420 Fehler

Wenn Sie ein Dokument einlagern wollen erscheint ein 6420 Fehler.

Hier kann es sein das die Daten wo anders liegen als auf dem PC von dem Sie die Datei einlagern wollen.
z.B. Client in einer Client Server Struktur.

Kopieren Sie das Dokument welches Sie ausgelagert haben auf den Server (Auf den selbe Partition wie die Daten von TopKontor).
Importieren Sie es dort über die TopKontor Version.

Falls es nicht funktioniert wenden Sie sich an uns.

Verwaltung und Zuordnung von Zeitmodellen

Zeitmodellverwaltung

In der Zeitmodellverwaltung ordnen Sie den Zeitmodellen die passenden Mitarbeiter zu. Die Zeitmodellverwaltung finden Sie in den Zeitmodellen. Rechts oben in dem Fenster der Zeitmodelle gibt es einen Eintrag [Verwaltung], diesen wählen Sie aus und ein neues Fenster erscheint.


Wenn Sie schon Zeitmodelle angelegt haben werden Sie hier schon die Entsprechenden Einträge vorfinden. Es wird für jedes Zeitmodell immer eine gleichnamige Gruppe angelegt dem das Zeitmodell zugewiesen ist. Dieser Gruppe weisen Sie nun die Mitarbeiter zu. Das zuweisen der Mitarbeiter ist denkbar einfach. Markieren Sie eine Gruppe mit einem Arbeitszeitmodell und führen Sie Anschließend einen Rechtsklick aus.


In dem nun aufgegangenen Kontextmenü wählen Sie [Mitarbeiter hinzufügen] aus. Ein neues Fenster öffnet sich, indem Sie die Mitarbeiter auswählen können die zu diesem Zeitmodell zugeordnet werden sollen. Es wird nach einem Datum gefragt ab wann die Zuordnung gültig sein soll.

Bitte wählen Sie das Datum aus an dem Sie mit der Zeiterfassung beginnen wollen, oder ab wann der Mitarbeiter das neue Zeitmodell verwendet

Dies machen Sie mit allen Zeitmodellen und Mitarbeitern bis alle Mitarbeiter zugeordnet sind

Quelle: Handbuch TopKontor Zeiterfassung by bluesolution software GmbH

Beim Versuch sich am TopKontor Handwerk anzumelden erscheint die Fehlermeldung 6097 – Bad IP address and/or bad port specified in connection path or in ADS.INI file

Die ads.ini Datei enthält eine falsche IP Adresse, falschen Port oder der Servername ist nicht korrekt geschrieben. Alternativ können sich Client und Server in unterschiedlichen Subnetze befinden oder aber die Firewall behindert den Zugriff des Clients auf den ADS Dienst.

Prüfen Sie bitte als erstes ob die Werte in der ads.ini korrekt sind. Es muss die genaue IP Adresse des Servers eingetragen sein ebenso wie der Port 6262 (siehe hierzu für weitere Informationen den FAQ Eintrag „6420“). Wichtig hierbei ist das beim Servername auf Groß- und Kleinschreibung geachtet wird.
Sollte dies soweit korrekt sein, prüfen Sie bitte die Einstellungen der Firewall. In den Ausnahmen sollte sowohl der ADS Dienst vermerkt sein, als auch das TopKontor Handwerk selbst.

Tipp: Nach einem Windowsupdate kann es sein, dass die Windowsfirewall einige Ausnahmen verloren hat oder wieder aktiv ist (sofern sie zuvor deaktiviert war). Prüfen Sie nach einem Windowsupdate also bitte die Konfiguration der Windowsfirewall. Folgende Ausnahmen müssen in der Windowsfirewall vorgenommen werden:

1.)Klicken sie im bereich der Windows Firewall auf „Erweiterte Einstellungen“
2.)In dem sich nun öffnenden Fenster klicken sie auf „Eingehende Regel“
3.)Nun klicken sie auf „Neue Regel“ es öffnet sich ein neues Fenster, in diesem Fählen sie „Port“ und  klicken auf Weiter.
4.)Wählen sie „TCP“ und schreiben in das Feld, hinter „Bestimmte lokale Ports:“ die zahl 6262.
5.)Klicken sie auf weiter und wählen sie  „Verbindung zulassen“ nun wieder auf Weiter klicken.
6.)Nun bei Domäne, Privat, Öffentlich einen Haken setzen und Weiter klicken.
7.)Im letzten Schritt können sie einen Namen und eine Beschreibung für ihre neue Regel festlegen, zB: „Advantage TCP“ haben sie dies getan klicken sie auf „Fertigstellen“.

Um einen UDP port Freizugeben führen sie die gleichen Schritte nochmal durch, wählen  aber in Schritt 4 anstatt TCP, UDP aus die zahl bleibt die gleiche.

Name: TopKontor Handwerk
Pfad: der Programmpfad zum TopKontor Handwerk

Keine E-Mail Signatur beim versenden von E-Mails aus TopKontor

Bei senden von EMails aus TopKontor wird nicht die in Outlook hinterlege Signatur automatisch in die Mail eingefügt.

dieses wird von Microsoft nicht unterstützt,
Betr.:

Microsoft Outlook 2013
Microsoft Outlook 2010
Microsoft Office Outlook 2007
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2002 Standard Edition
Microsoft Outlook 2000 Standard Edition

Keywords:
KB2544665

 

Wenn Sie ein MAPI-kompatibles Programm verwenden, um eine neue e-Mail-Nachricht zu erstellen, kann die Nachricht nicht die standardmäßige Microsoft Outlook e-Mail-Signatur enthalten. Dies betrifft z.B.  folgenden Szenarien:

Senden als oder andere Befehle Senden von einer anderen Microsoft Office-Anwendung wie Microsoft Word, Microsoft Excel oder Microsoft PowerPoint verwendet. Dieses Szenario tritt normalerweise auf, wenn Sie einen Befehl verwenden, um die aktuelle Datei als Anlage zu senden.
Verwenden Sie in Windows Explorer die E-Mail oder an e-Mail-Empfänger senden .
Sie verwenden die Methode SendenObjekt (SendObject) oder den Befehl aus Microsoft Access, und verwenden Sie den NachrichtBearbeiten -Parameter zum Anzeigen der Nachricht statt sofort zu senden.
Eine benutzerdefinierte Lösung erstellt ein neues e-Mail-Fenster mithilfe von Simple MAPI oder Extended MAPI.

Wenn eines dieser Szenarien genutzt wird, behandelt Outlook diese Mail nicht so wie die aus Outlook generierten und setzt die Standard Signatur nicht. Verwenden Sie die Schaltfläche Signatur auf der Registerkarte Nachricht der Multifunktionsleiste die Signatur manuell einfügen.

Hinweis Es gibt keine Pläne, dieses Verhalten in früheren Versionen von Outlook oder Microsoft Outlook 2013 ändern.

7044 – Advantage Server already on network

Es läuft bereits ein ADS Datenbankdienst im Netzwerk.

Es müsste an allen PCs und Notebooks geprüft werden ob dort ein ADS Dienst (Server) installiert ist und aktiv läuft. Falls ja sollte dieser beendet werden und über Rechtsklick – Eigenschaften auf Starttyp (Systemsteurung/Dienste)  deaktiviert gesetzt werden.

Ausnahmen für Virenschutzprogramm (TopKontor Handwerk)

Um eine Ausnahme in der Virenschutzsoftware vorzunehmen benötigen Sie die Pfade der Software.

Diese sehen Sie auf der jeweiligen Arbeitsstation. Klicken Sie im geöffneten Programm auf DATEI und dann auf PROGRAMMINFORMATION.

Der Pfad bei Programmverzeichnis und Datenverzeichnis muss als Ausnahme in die Antiviren Software eingetragen werden.

 

 

Generell wenn die Installation als Standard durchläuft lauten die Pfade:

  • C:\Program Files (x86)\bluesolution software GmbH\TopKontor Handwerk
  • C:\ProgramData\bluesolution software GmbH\TopKontor Handwerk

 

Kontakte mit Outlook synchronisieren

Sie möchten Ihre Kontaktdaten (z.B. Kunden) nach Outlook synchronisieren (oder auch andersrum).

Um dieses tun zu können sind ein paar Vorbereitungen notwendig.

 

Kontrollieren Sie als erstes ob unter DATEI > EINSTELLUNGEN> Schnittstellen > Sonstige > OUTLOOK ABGLEICH aktiviert ist.

Wenn nicht, dann bitte wie im Bild nachstellen. Mit Speichern übernehmen.

Im TopKontor Handwerk Menü finden Sie nun einen neuen Eintrag:

Es erscheint der Import Assistent. Bitte führen Sie vorher umbedingt eine Datensicherung durch!

Mit Start beginnt der Vorgang.

 

 

 

 

Doppelte Steuersätze in der Rechnung / Zwei Steuern in der Rechnung

Sie erstellen einen Abschluss in TopKontor Handwerk und sehen im Abschlussblock zwei oder mehr Steuersätze.

Dieses kann vorkommen wenn Artikel mit unterschiedlichen Steuersätzen belegt sind. In diesem Fall muss im Dokument mittels der Vorkalkulation durch alle Positionen gegangen werden um den falschen Steuerschlüssel zu finden.

Gehen Sie so vor:

  1. Öffnen Sie das Dokument
  2. Klicken Sie 2x auf die Netto Schlusssumme
  3. Klicken Sie oben im schmalen Menü auf den Knopf [|<]
  4. Klicken Sie an der linken Seite auf den Zahnradeintrag „Eigenschaften“
  5. Bei Steuerschlüssel sollte es wie im Bild aussehen.
  6. Bei einem anderen Wert stellen Sie es bitte auf 01 Umsatzsteuer 19%
  7. Wenn Sie mit den Pfeiltasten oben iom schmalen Menü weiterklicken, so kommen Sie zur nächsten Position.
  8. Wenn Sie alle Positionen geprüft haben sagen Sie Übernehmen und Schliessen
  9. Ggf. einmal den Abschluss entfernen und neu einfügen.

 

Warum ist das so? Generell werden Artikel mit 19% hinterlegt. Es kann aber vorkommen das:

  • Gaeb Import ohne Steuerschlüssel in die Stammdaten durchgeführt wurde.
  • Aus versehen umgestellt wurde
  • Händler im Ausland sitzt
  • Datanorm fehlerhaft ist.

 

 

TopKontor Handwerk meldet den Fehler 6610

Der Client oder der Server haben während der Arbeitszeit in den Ruhezustand beziehungsweise Energiesparmodus gewechselt, hierbei geht die Verbindung zur Datenbank verloren und es erscheint die genannte Fehlermeldung.

Die Festplatten des Servers oder des Clients haben sich während der Arbeitszeit abgeschaltet und es kommt zu genannter Fehlermeldung.

Der Netzwerkadapter des Servers oder des Clients haben sich während der Arbeitszeit abgeschaltet und es kommt zu genannter Fehlermeldung.

Lösung:

Die Energiesparoptionen anpassen, hierbei ist folgendes zu beachten:

-Der Client oder Server dürfen bei Inaktivität nicht in den Standby oder Ruhezustand wechseln.
– Festplatten dürfen sich bei Inaktivität nicht abschalten.
– Netzwerkadapter dürfen sich bei Inaktivität nicht abschalten.

Diese Einstellungen können sie in der Systemsteuerung im Menüpunkt Energieoptionen vornehmen.

Grundsätzlich sollte hier für ein flüssiges Arbeiten die Option Höchstleistung ausgewählt sein.

Um Einfluss auf die Festplattenaktivität zu nehmen müssen sie den aktiven Energiesparplan bearbeiten, über Energiesparplaneinstellungen ändern und dort unter Erweiterte Energieeinstellungen ändern im Bereich

„Festplatte -> Festplatte ausschalten nach -> Einstellung: Nie“ setzen.

Um die Energiesparoption für den Netzwerk Adapter zu ändern gehen sie in die Systemsteuerung

wählen dort Netzwerk – und Freigabecenter  im neuen Fenster wählen sie Adaptereinstellungen ändern

Hier klicken sie ihre aktive Netzwerkkarte mit Rechtsklick an und wählen Eigenschaften.

Dort klicken sie auf  Konfigurieren nun wechseln sie in den Reiter Energieverwaltung und entfernen den Haken bei „Computer kann das Gerät ausschalten, um Energie zu sparen“

Im Dokument sollen keine Positionspreise angezeigt werden (Einzelpreo

Um die Positionpreise in einem Dokument aus zublenden, öffnen Sie bitte zuerst das Dokument. Klicken Sie dann im dunkelblauen abgesetzten Bereich auf den Reiter „Dokument“ und danach auf den Knopf in der hellgrauen  Menüleiste auf den Eintrag Dokument Listen. In dem aufklappen den Menü sehen Sie verschiedene Einträge, darunter ohne Positionpreise. Diesen klicken sie bitte an. Sie sehen jetzt eine Darstellung des Angebotes oder des Dokumentes ohne separate Positions- Preise wie Einzelpreis oder Gesamtpreis.

 

 

 

Ein anderer Weg ist folgender:

  1.  Öffnen Sie Ihr Dokument
  2. Klicken Sie im blau abgesetzten Bereich auf „Positionen“
  3. Klicken Sie auf Dokumenteinstellungen
  4. Es öffnet sich ein neues Fenster
  5. Wählen Sie den Reiter Darstellung
  6. Entfernen Sie den Haken bei Einzelpreis oder Gesamntpreis

 

Sie haben in TopKontor Handwerk eine Rechnung gedruckt. Diese Rechnung taucht aber nicht in der OP Verwaltung auf. ​

Das häufigster Problem dabei ist das das Drucken Zeichen einer gedruckten Rechnung etc. verändert wurde. In diesem Fall wird die offene Rechnung aus der OP Verwaltung Kunden Zahlung heraus genommen. Das Programm geht davon aus das die Ursprungs Rechnung nicht mehr vorhanden ist oder so in dem ursprünglichen Zustand besteht.
 

Drucken Sie die Rechnung erneut aus und bestätigen Sie die Abfrage beim Ausdruck mit Ja (ob der Ausdruck in Ordnung ist und an das offene Posten Buch übergeben werden soll)

Wie kann ich Material im TopKontor Lager umbuchen

Um eine Umbuchung durchführen müssen Sie lediglich unter „Module“ -> „Lager“ auf den Unterpunkt „Lager“. Dort wählen Sie den entsprechenden Artikel aus.

Dort haben Sie dann die Möglichkeit unter dem Punkt „Weiteres“ -> „Artikel umbuchen…“ die entsprechende Menge in ein Lager Ihrer Wahl zu verschieben. (Screenshot)

Wie kann ich in einer TopKontor Handwerk Rechnung den Lohn und Steueranteil des Lohns ausweisen?

Um die Ausweisung des Lohn und Steueranteils in einer Privatkundenrechnung bei TopKontor Handwerk einzufügen gehen Sie so vor:

  1. Machen Sie den Abschluss unter der Rechnung
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste unter den Abschluss
  3. Wählen Sie Textbaustein einfügen
  4. Suchen Sie nach einen Textbaustein mit der Bezeichnung „Endtext Rechnung §35a Abs. 2 EstG“
  5. Wählen Sie den Knopf „Übernehmen“

Nun haben Sie die Ausweisung in der Rechnung.

Die Datenbanken werden durch den ADMINISTRATOR aktualisiert. Bitte warten während die Aktualisierung läuft oder kontaktieren Sie Ihren Administrator.

Nach einem Update von TopKontor Handwerk erscheint die Meldung:

Die Datenbanken werden durch den ADMINISTRATOR aktualisiert. Bitte warten während die Aktualisierung läuft oder kontaktieren Sie Ihren Administrator.

 

Drücken Sie beim erscheinen dieser Meldung  STRG+SHIFT+F8, gehen sie einen Schritt zurück und wieder vor.

Alternativ rufen Sie uns gerne unter 040 210 917 545 an.

Sie möchten wissen wie oft ein Artikel oder eine Leistung mit TopKontor Handwerk berechnet wurde?

Gehen Sie in den Reportgenerator
MODULE> REPORTGENERATOR

Wählen Sie den Ordner HISTORIEN.

Suchen Sie sich nun den Report „ Artikelverkaufshistorie, Leistungsverkaufshistorie oder Lohnverkaushistorie“ aus.

In diesem Beispiel wähle ich die Artikelverkaufshistorie

  • Wählen Sie nun den Lieferanten aus. Bei einem Lieferanten bitte den Lieferanten im VON und BIS einstellen.
  • Bei Nummer geben Sie die Start und Endartikelnummer ein. Bei einem Artikel bitte in beide Felder die selbe.
  • Unter Datum den Zeitbereich eingrenzen
  • Bei Kunde von und Kunde bis kann eine Selektion der Kunden vorgenommen werden. Sollen alle Kunden berücksichtigt werden, dann bei VON die niedrigste und bei BIS die höchste Kundennummer eintragen.

Mit einem Druck auf VORSCHAU (oben im Menü) erhalten Sie die Auswertung.

Wie können aus TopKontor Handwerk GAEB Dateien exportiert werden?

Um in TopKontor Handwerk eine GAEB Datei zu exportieren, öffnen Sie bitte das entsprechende Dokument und klicken dann im Anschluss oben im Menü Bereich auf Dokument wählen Sie die Taste Datenexport aus und betätigen Sie diese einmal.  Wählen Sie dann ein GAEB Ausgabeformat und folgen Sie dem Assistenten.

Formulargruppen in TopKontor Handwerk 6 anlegen und verwenden

Wie funktionieren die Formulargruppen in ToKontor Handwerk?

Kunden haben oft abweichende Anforderungen an die Rechnungs- oder Angebotsstellung. Es sollen spezielle Felder und Texte eingebracht werden. Diese Anforderungen weichen aber vom Standard Dokument ab.

 

Diese neue Funktion ermöglicht es Ihnen, jedem einzelnen Kunden oder Lieferanten individuelle Formulare zuzuweisen. Das spart Zeit, die Einstellungen müssen nicht mehr im Dokument vorgenommen werden.

Sie haben einen Kunden der ein abweichenedes Formular benötigt als das Standard Formular im Programm.

So funktionieren die Formulargruppen:

Um die Formulargruppen einzustellen, gehen Sie im Kundenstamm auf „Tabellen“:

Im Bereich „Adressen“ finden Sie den neuen Punkt „Formulargruppen“:

Es öffnet sich der dargestellte Bereich. Um nun die Formulargruppen verwenden zu können, legen Sie eine neue Gruppe über „neu“ an.
Wählen Sie den entsprechenden Adressenbereich(Kunde, Lieferant etc) und die Bezeichnung (hier hat die Gruppe die Bezeichnung „FormularGruppeMüller“:

In dem  Reiter „Formulare“ können Sie die Dokumenttypen den Formularen zuordnen. Klicken Sie auf „Hinzufügen“ . Es öffnet sich das Fenster zur Auswahl der Formulare und Dokumenttypen:

Beendend wechseln Sie wieder in den Kundenstamm und suchen für den Kunden (oder Lieferanten) die gerade erstellte Formulargruppe aus:

Ab sofort erhält der Kunde immer sein entsprechendes Formular.

In TopKontor Handwerk Dokumenten den Erstellungsort anpassen

Sie möchten den Erstellungort in den Dokumenten von TopKontor Handwerk anpassen

Ort, Datum“

 

Um den Erstellungsort zu ändern gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie im Menü auf Datei
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Unter dem Bereich Betriebsdaten geben Sie im Feld Ort das entsprechnde ein.

Abspeichern.

Bei zukünftigen Dokumenten wird der Ort nun angezeigt.

Kann ich in TopKontor Handwerk einem Angebot / Dokument ein Bild hinterlegen?

Das geht! Sie können über den Reiter Dokument(gelber bereich bei geöffneten Dokumenten) und dann Position auf den Knopf einfügen klicken und sagen Bild einfügen. Sie können mehrere Bilder nebeneinander  einfügen.

Achten Sie bitte darauf dass die Bilder die sie in das Dokument einfügen nicht eine Kopie aus dem Internet sind sprich rechte Maustaste auf das Bild einer Webseite und sagen kopieren

Speichern Sie die Bilder vorher bitte einmal bei sich auf dem Computer ab .

Erst dann können Sie die Bilder in Dokument auch von der Größe her skalieren.
Bei Bildern aus dem Internet funktioniert dieses nicht weil die statisch über eine Adresse im Internet eingebunden sind.

Kann ich im Dokument die Preise korrigieren?

Ja das geht, sie müssen dafür nur die entsprechende Rechnung öffnen und können dann im Dokument in der Ansicht oder in der Schnellerfassung die Preise ändern dafür klicken Sie einfach in die Summe rein oder machen einen Doppelklick zwischen die beiden Einzel und Gesamtsummen. Im erscheinenden Fenster können Sie die Kalkulation und Preise ändern.

Wie sind die Systemanforderungen für TopKontor Handwerk 6

Arbeitsplätze:
Minimum:
ab Windows 7 mit mindestens 1GB freiem Arbeitsspeicher
CPU Dualcore oder mehr
Empfohlen
Windows 7, 8.1,10 mit 4 GB
CPU Intel i3 oder i5

Server:
ab Windows Server 2008

Für die Installation und Einrichtung ist ein administrativer Zugriff notwendig.
Außerdem empfehlen wir mindestens 1 GB freien Festplattenspeicher sowie eine Auflösung von mindestens 1680×1050 Bildpunkten. Es ist ein Internet-Zugriff für die Aktivierung zwingend erforderlich.

Intel i7 oder XEON mit 8 GB oder mehr bei einer 1-5 Platz Umgebung ohne Terminalbetrieb

Arten von kumulativen Vorgängen( Netto, Brutto,Anzahlung) in TopKontor Handwerk (Abschalgsrechnungen)

Der Rechnungsabschluss in kumulativen Vorgängen

(Teil-/Abschlagsrechnungen)

Das Programm bietet neben den bereits vorhandenen Netto- und Bruttoverfahren auch ein Anzahlungsverfahren an. Mit diesem Verfahren wird bestimmt, wie bei kumulativen Vorgängen die vorangegangen Teil-/Abschlagsrechnungen abgezogen werden sollen. Hier sei nun die Verfahrensweise der einzelnen Methoden erklärt:

 

1. Nettoverfahren

Im Nettoverfahren werden zunächst – wie auch in den beiden anderen Verfahren – die Mengen der bisherigen Rechnungen kumuliert und es wird eine Nettosumme ermittelt. Von dieser Nettosumme wird nun der Nettobetrag der vorausgegangenen Teilrechnungen abgezogen und es ergibt sich eine Summe 2. Teilrechnung. Erst aus dieser Summe wird nun die Umsatzsteuer ermittelt.

2. Bruttoverfahren

Im Bruttoverfahren werden zunächst ebenfalls die Mengen der bisherigen Teil-/Abschlagsrechnungen kumuliert. Im Gegensatz zum Nettoverfahren werden nun von der so ermittelten Nettosumme nicht erst die vorhergehenden Rechnungsbeträge abgezogen, sondern es wird die Umsatzsteuer der gesamten kumulieren Rechnungspositionen ermittelt.

Hinweis: Solange sich der gesetzliche Mehrwertsteuersatz nicht ändert, besteht der Unterschied dieser beiden Varianten lediglich in der Art der Ansicht, mit der man den unterschiedlichen Auffassungen verschiedener Steuerbehörden gerecht werden kann.

Mit einer Änderung des allgemeinen Steuersatzes zum Stichtag erlauben diese beiden Varianten nun eine Abarbeitung unterschiedlicher steuerlicher Vorgänge. So stellt sich mit Erhöhung des Steuersatzes die Frage, ob eine Leistung vor dem Stichtag der MwSt-Änderung endgültig erbracht wurde und wie dieser Tatsache in einem kumulativen Vorgang Rechnung zu tragen ist. Das Programm verwendet das Nettoverfahren, bei denen ein Teil der Leistung bereits vor dem Stichtag erbracht wurde und somit noch dem alten Steuersatz unterliegt.


Wie Sie sehen, wird im Abschluss nun lediglich die im aktuellen Dokument abgerechnete Menge zur Berechnung der Umsatzsteuer herangezogen. Die bereits in der vorherigen Teilrechnungen abgerechneten Mengen und die darauf entfallende Umsatzsteuer werden lediglich im Infoblock „Gesamtsumme Rechnungen“ aufgeführt. Im Bruttoverfahren hingegen werden Vorgänge abgerechnet, bei denen die gesamte Leistung über den Stichtag der MwSt.-Änderung hinausgetragen wird und somit der Gesamtbetrag mit dem neuen Steuersatz besteuert werden muss.

In diesem Beispiel können Sie erkennen, dass die Gesamtmenge aller bisherigen Teilrechnungen dem 19% Steuersatz unterworfen wird.

3. Das Anzahlungsverfahren

Mit diesem Verfahren ermöglich das Programm seinen Anwendern nun Anzahlungen zu berücksichtigen, die vor Erbringung der Leistung eingenommen werden. Im Gegensatz zu den beiden vorher beschriebenen Verfahren muss der Abschlussblock also nicht die bisher gestellten Rechnungen, sondern eingegangene Zahlungen berücksichtigen, daher ist in diesem Fall die Auswahl des Anzahlungsverfahrens unumkehrbar, sobald die erste Teilrechnung in diesem Verfahren erstellt wurde.

 

Die Anwendung dieses Verfahrens setzt zwangsweise die OP-Verwaltung voraus.

Sie erkennen, dass die  eingegangen Zahlungen nun aufgeteilt nach Entgelten und die darauf entfallene Umsatzsteuer dargestellt werden. Damit werden nun die gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung von Anzahlungsrechnungen erfüllt.

Der Rechnungsabschluss in kumulativen Vorgängen. Wie wird wann was berücksichtigt.

(Teil-/Abschlagsrechnungen)

Das Programm bietet neben den bereits vorhandenen Netto- und Bruttoverfahren auch ein Anzahlungsverfahren an. Mit diesem Verfahren wird bestimmt, wie bei kumulativen Vorgängen die vorangegangen Teil-/Abschlagsrechnungen abgezogen werden sollen. Hier sei nun die Verfahrensweise der einzelnen Methoden erklärt:

1. Nettoverfahren

Im Nettoverfahren werden zunächst – wie auch in den beiden anderen Verfahren – die Mengen der bisherigen Rechnungen kumuliert und es wird eine Nettosumme ermittelt. Von dieser Nettosumme wird nun der Nettobetrag der vorausgegangenen Teilrechnungen abgezogen und es ergibt sich eine Summe 2. Teilrechnung. Erst aus dieser Summe wird nun die Umsatzsteuer ermittelt.

2. Bruttoverfahren

Im Bruttoverfahren werden zunächst ebenfalls die Mengen der bisherigen Teil-/Abschlagsrechnungen kumuliert. Im Gegensatz zum Nettoverfahren werden nun von der so ermittelten Nettosumme nicht erst die vorhergehenden Rechnungsbeträge abgezogen, sondern es wird die Umsatzsteuer der gesamten kumulieren Rechnungspositionen ermittelt.

Hinweis: Solange sich der gesetzliche Mehrwertsteuersatz nicht ändert, besteht der Unterschied dieser beiden Varianten lediglich in der Art der Ansicht, mit der man den unterschiedlichen Auffassungen verschiedener Steuerbehörden gerecht werden kann

Mit einer Änderung des allgemeinen Steuersatzes zum Stichtag erlauben diese beiden Varianten nun eine Abarbeitung unterschiedlicher steuerlicher Vorgänge. So stellt sich mit Erhöhung des Steuersatzes die Frage, ob eine Leistung vor dem Stichtag der MwSt-Änderung endgültig erbracht wurde und wie dieser Tatsache in einem kumulativen Vorgang Rechnung zu tragen ist. Das Programm verwendet das Nettoverfahren, bei denen ein Teil der Leistung bereits vor dem Stichtag erbracht wurde und somit noch dem alten Steuersatz unterliegt.

Wie Sie sehen, wird im Abschluss nun lediglich die im aktuellen Dokument abgerechnete Menge zur Berechnung der Umsatzsteuer herangezogen. Die bereits in der vorherigen Teilrechnungen abgerechneten Mengen und die darauf entfallende Umsatzsteuer werden lediglich im Infoblock „Gesamtsumme Rechnungen“ aufgeführt. Im Bruttoverfahren hingegen werden Vorgänge abgerechnet, bei denen die gesamte Leistung über den Stichtag der MwSt.-Änderung hinausgetragen wird und somit der Gesamtbetrag mit dem neuen Steuersatz besteuert werden muss.

In diesem Beispiel können Sie erkennen, dass die Gesamtmenge aller bisherigen Teilrechnungen dem 19% Steuersatz unterworfen wird.

3. Das Anzahlungsverfahren

Mit diesem Verfahren ermöglich das Programm seinen Anwendern nun Anzahlungen zu berücksichtigen, die vor Erbringung der Leistung eingenommen werden. Im Gegensatz zu den beiden vorher beschriebenen Verfahren muss der Abschlussblock also nicht die bisher gestellten Rechnungen, sondern eingegangene Zahlungen berücksichtigen, daher ist in diesem Fall die Auswahl des Anzahlungsverfahrens unumkehrbar, sobald die erste Teilrechnung in diesem Verfahren erstellt wurde.

Die Anwendung dieses Verfahrens setzt zwangsweise die OP-Verwaltung voraus.


Sie erkennen, dass die  eingegangen Zahlungen nun aufgeteilt nach Entgelten und die darauf entfallene Umsatzsteuer dargestellt werden. Damit werden nun die gesetzlichen Anforderungen an die Erstellung von Anzahlungsrechnungen erfüllt.

 

Wie geht ein Seitenumbruch im Dokument?

In der Textspalte oder in einer Position der Dokumentbearbeitung lässt sich einfach mitten im Text mit <STRG> + <RETURN> ein Seitenvorschub erzwingen. Es funktioniert sogar, wenn dieser Seitenvorschub im Langtext einer Leistung oder eines Materials (gleiche Tastenkombination) enthalten ist und dieser Text dann ins Dokument eingefügt wird.

Wie kann ich eine Titelzusammenstellung drucken?

Eine Titelzusammenstellung ist im Dokument über Dokument–> Einstellungen möglich. Klicken Sie den Reiter „Zusätzlich“ an.

Wählen Sie im Bereich „Titelzusammenstellung“ die gewünschte Ansicht. Klicken Sie auf übernehmen.

Falls die Zusammenstellung nicht auf Anhieb gezeigt wird, den Abschluss einmal neu setzen.

Rabatt und Nachlass im Dokument gewähren

Um in einem Dokument ein Nachlass zu gewähren gehen Sie wie folgt vor:

 

  • rechte Maustaste unter die Position ( Artikel, Lohn etc.)
  • auf Zu- oder Abschläge klicken
  • und Rabatt anfügen

 

Nun nur noch den entsprechenden Wert eintragen.

Eine Rechnung in eine Mahnung umwandeln

Sie möchten in TopKontor Handwerk eine Rechnung in eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung umwandeln.

 

Gehen sie so vor:

  • Starten Sie die OP Verwaltung
  • Klicken Sie im linken Balken auf den Punkt „Mahnungen“
  • Doppelklicken Sie auf die Rechnung welche eine Mahnung erhalten soll.
  • Drucken sie die Mahnung aus
Dokumente aus TopKontor Handwerk zu oder nach Excel exportieren

Wenn Sie ein Dokument zu Excel exportieren möchten, dann gehen Sie bitte so vor:

Öffnen Sie das Dokument

Klicken im Menü auf den „Dokument Menüpunkt“ POSITION und dann auf den Button Kalkulationsschnellerfassung

Klicken Sie im Bereich exportieren auf EXCEL-TABELLE.

Fertig

Eine Rückgabe an TopKontor Handwerk ist nicht möglich.

In TopKontor Handwerk eine Rechnung, Angebot etc. löschen

Sie möchten eine Rechnung oder ein beliebiges Dokument aus TopKontor Handwerk löschen.

  1. Gehen Sie in den Kundenstamm und klicken Sie auf den Reiter „Historie“.
  2. Suchen Sie Ihre Dokument und klicken Sie mit der Rechten Maustaste auf das Dokument.
  3. Wählen Sie „Dokument löschen“ (Hier kann es zu einem Löschgrund kommen, dieses kurz kommentieren. Entfernen lässt sich dieses Feld nicht, es ist eine ges. Vorgabe.)

Bei verbuchten Rechnungen ist dieses nicht möglich.

 

Achten Sie auf die gelöschte Rechnungnummer das diese wieder vergeben wird. Im Idealfall erstellen Sie eine Stornorechnung oder Gutschrift. Diese buchen Sie in der OP Verwaltung gegen die Rechnung.

 

Über die Projektverwaltung ist das löschen ebenfalls möglich

Nachlass in Abschlagsrechnungen gewähren

Wie werden Nachlässe oder Rabatte in Komulierten Rechnungen berechnet. Was wird berücksichtigt in Folgerechnungen?

Ein Nachlass vor dem Abschlussblock wird in Abschlagsrechnungen nicht in der Kumulation mit aufgenommen.

Ein Nachlass im  Abschlussblock wird in den Abschlagsrechnungen berücksichtigt.

Zahlungsziel bei Kunden individuell einstellen.

Wenn Sie speziellen Kunden ein anderes Zahlungsziel einstellen möchten das von Standard abweicht, dann gehen Sie so vor:

  • Gehen Sie in den Kundenstamm
  • Wählen Sie Konditionen -Klicken Sie auf „Bearbeiten“
  • Geben Sie im Feld „Fälligkeitstage“ das gewünschte Ziel in Tagen ein.

Die generellen Einstellungen die greifen wenn dort nichts sperat eingetragen ist werden in den Einstellungen hinterlegt. So ändern Sie die generellen Zahlungstage:

  • Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und dann auf „Einstellungen“.
  • Im neu göffneten Fenster suchen Sie auf der linken Seite “ Vorschalgswerte“ dann „Zahlungskonditionen“. – Bei „Rechnung fällig nach “ die entsprechenden Tage eintragen. Mit speichern übernehmen Sie die Daten.

Die Einstellungen greifen bei allen neu erstellten Dokumenten.

Universalschnittstelle Artikel Lieferantenzuordnung

Bei Artikelimport über die Universalschnittstelle muß ein Lieferant eintragen werden.

Die Zuordnung muss passen, ansonsten wird der Artikelstamm gefüllt mit Artikel ohne Zuordnung.

 

Hier muss die Lieferantenzuordnung gewählt werden, nicht die Adressnummer des Lieferaten!

Die Lieferantenzuordnung ist 3stellig. Diese finden Sie untere „Weiteres“ in den Stammdaten des Lieferanten.

TopKontor auf einem zweitem oder mehreren Arbeitsplätzen installieren

e haben ein PC und ein Notebook und haben sich überlegt sie möchten TopKontor Handwerk und auch auf beiden Geräten installiert haben. Dieses geht auch bei eine Einzelplatz Lizenz, allerdings ist zu beachten das zeitgleich gleich immer nur eine Person  im Programm arbeiten kann.

Bei einer Mehrplatzlizenz gehe natürlich auch mehrere Personen zeitgleich.

Die System Anforderungen für einen Server lauten:

  • Server Betriebssystem ab Windows Server 2008
  • Betriebssystem der Arbeitsplätze Windows 7, Windows 8, Windows 10
  • Arbeitsspeicher mindestens 1GB (empfohlen 4GB)
  • Festplattenspeicher mindestens 1GB frei
  • Monitor Auflösung 1600 × 900 empfohlen ist eine Auflösung mit Full HD 1920 × 1080
  • Für die Aktivierung der Lizenz ist eine Internet Verbindung auf dem Server zwingend erforderlich

Für die Arbeitsstation:
Betriebssystem Windows 7, Windows 8, Windows 10
Mindestens 1GB (empfohlen 4GB) Arbeitsspeicher
CPU i3 aufwärts oder vergleichbar
Monitor: mindestens 1600 × 900, empfohlen 1920 × 1080
Bei den Betrieb mit mehreren PCs ist ein Art Server notwendig in diesem Fall ein Hauptrechner.
Die netzwerkfähige Version von TopKontor Handwerk erlaubt es an mehreren Plätzen zeitgleich oder gleichzeitig je nach Lizenz zu arbeiten.Dank des Installationsassistentin von TopKontor Handwerk ist die Installation nicht besonders aufwändig oder schwierig. Selbst komplizierte Vorgänge wie die Einrichtung einer Firewall ist dank des Assistenten kein Problem .Ein Hinweis für die Arbeit im Netzwerk oder über WLAN: die Installation des Servers besetzt automatisch eine Freigabe des Daten Verzeichnisses:  Bsp: „C:\programdata\bluesolution software gmbh\topkontor handwerk“ Freigabe: „\\IHRPC\datadir“.

Sollten Sie bisher nur einen einzigen PC als Einzelplatz installiert haben so müssen Sie diese Freigabe manuell erstellen.Dafür navigieren Sie im Datei Explorer zu den genannten Beispiel Pfad, dieser ist der Standard Pfad bei einer Installation. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf den Ordner hat TopKontor Handwerk können Sie eine Freigabe erstellen. Als Berechtigung wählen Sie bitte „Jeder“ mit schreibe und lese recht.

Vorbereitung:
Überprüfen Sie bitte zunächst ob sie die aktuellste Installationsversion von TopKontor Handwerk vorliegen haben. Die aktuelle erhalten Sie auf unserem FTP Server unter ftp://ftp.bits-handwerkersoftware.de im Ordner TK/v6.

Laden Sie bitte die Installation mit der höchsten Versionsnummer herunter.

So gehen Sie vor um einen zweiten Arbeitsplatz zu installieren:
Entpacken sie das Verzeichnis mit der rechten Maustaste in dem sie auf alle extrahieren klicken.
Starten Sie die im Verzeichnis enthalten der Setup.exe mit einem Doppelklick.

Es erscheint der Willkommenbildschirm,  bitte akzeptieren Sie die Vereinbarung und klicken Sie auf weiter.
Wählen Sie als Installationart Arbeitsplatz oder Mehrplatz.
Im folgenden des Setups werden sie nach Pfaden gefragt. Das Programm Verzeichnis ist der Pfad auf dem das Programm lokal auf dem Computer installiert wird. Im Regel Fall können Sie diesen so belassen.
Im Pfadverzeichniss (Daten) müssen Sie jetzt dem Pfad im Netzwerk zu dem Hauptrechner angeben. Dies machen Sie in dem sie auf den kleinen Knopf in der Zeile drücken. Wählen Sie in der Netzwerkumgebung dem Pfad ,dass heißt den Rechner und durch einen Doppelklick auf diesen die Freigabe „Datadir“ danach bestätigen sie mit öffnen die Eingabe wenn alles gut läuft ist der Pfad grün markiert und Sie können weiter  fortfahren.

Wenn die Installation durchgelaufen ist sollten Sie einfach starten können und sich anmelden.

Wichtig ist dass sie bei einer Mehrplatzinstallation eventuell einen zweiten Benutzer mit anlegen. Dies machen Sie in dem sie im gestarteten talk Konto Handwerk auf dem Hauptrechner dem Menüpunkt Datei anklicken und dann Benutzerverwaltung auswählen.Dort können Sie über den Menü Knopf neu einen neuen Benutzer anlegen. Achten Sie bitte auch da drauf dass sie die Rechte des Benutzers anlegen. Dies machen Sie durch ein Drag and drop Verfahren in dem sie den Eintrag einfach in das freie Fenster hinüber ziehen.

Automatisches verbuchen von Bankdaten in TopKontor Handwerk OP/ Offene Posten Verwaltung

Banking

Der Bereich Banking bietet Ihnen die Möglichkeit, Kontoumsätze Ihrer Bank per Schnittstelle einzulesen. Der Großteil der Banken bietet einen Export der Kontoumsätze im MT940 (SWIFT) Format. Sollte Ihre Bank dieses Format nicht zur Verfügung stellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Fachhändler.

 

Damit ein Konto im Bereich „Banking“ zur Verfügung steht, müssen Sie das Konto unter „[Weiteres-Einstellungen-Hausbanken]“ anlegen. Sobald das Konto angelegt ist, können Sie dieses unter „Banking“ auswählen.

Schnittstelle MT940

Damit Sie die Schnittstelle verwenden können, müssen Sie sicherstellen, dass das Bankkonto mit Konto-Nr. und BLZ unter den Einstellungen zum OP-Center angelegt ist. Sollte die einzulesende MT940-Datei eine andere Bank beinhalten, wird der Import mit entsprechender Fehlermeldung beendet.

 

Damit Sie die Datei einlesen können, klicken Sie auf [Weiteres-Umsätze importieren]. In dem nachfolgenden Dialog können Sie die Datei auswählen. Die Standard Auswahl steht auf „*.txt“, sollte Ihre Bank für die Datei eine andere Endung verwenden, stellen Sie den Filter auf „*.*“. Nach Auswahl der Datei wird der Import automatisch durchgeführt und Ihnen mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.

Kontoumsätze

In der Übersicht zum Konto werden Ihnen alle importierten Kontoumsätze angezeigt. Die Anzeige können Sie per Filter beeinflussen. Zur Verfügung stehen Ihnen „Tagesauszug, Monatsauszug, Jahresauszug und variabler Auszug (Angabe eines Datumsbereiches)“. Zusätzlich können Sie die verbuchten Umsätze mit dem Optionsschalter „erledigte ausblenden“ ausblenden.

Buchungsassistent

Der Buchungsassistent unterstützt Sie mittels intelligenter Buchungserkennung bei der Verbuchung von Kontoumsätzen. Damit Sie den Buchungsassistent aufrufen können, klicken Sie entweder einen entsprechenden Kontoumsatz per Doppelklick an oder wählen Sie die Schaltfläche „Buchungsassistent starten…“ aus.


Der Assistent versucht aufgrund der Angaben des Kontoumsatzes (Betrag, Überweisungstext, Konto-Nr., BLZ), einen offenen Posten  zu finden. Ist die Suche erfolgreich, wird der entsprechenden Posten gleich vorgeschlagen. Über die Schaltfläche „Buchen“ können Sie den Posten direkt verbuchen. Der Assistent führt Sie nach erfolgreicher Verbuchung automatisch zum nächsten Datensatz. Sollten die Beträge des Kontoumsatzes abweichend sein aber der Buchungsvorschlag korrekt sein, öffnet sich nach Klick auf „Buchen“ automatisch das Verrechnungsfenster der OP-Verwaltung. In diesem Fenster können Sie in gewohnter Weise den Posten ausbuchen. Sollte die automatisch mehrere mögliche Buchungen finden, öffnet sich eine Auswahl mit den entsprechenden Buchungen.

 

Wenn die Buchungsautomatik keinen entsprechenden Vorgang aufgrund der Angaben finden kann, müssen Sie die Verbuchung manuell vornehmen. Wählen Sie dazu die entsprechende Kategorie auf und klicken dann auf die Schaltfläche „Dokument“. In der folgenden Auswahl wählen Sie das entsprechende Dokument aus und klicken einfach auf „Buchen“. Wenn in Ihrem Kontoumsatz Buchungen enthalten sind, die Sie nicht zuordnen können, wählen Sie einfach die Kategorie „nicht betriebsrelevant“ aus und klicken auf „Buchen“. Damit wird diese Buchung beim nächsten Mal nicht mehr vorgeschlagen.

Buchungen stornieren

Wenn Ihnen bei der Verbuchung eines Umsatzes ein Fehler unterlaufen sein sollte, können Sie die Verbuchung jederzeit wieder rückgängig machen. Öffnen Sie dazu per Doppelklick den entsprechenden Umsatz und wählen dann die entsprechende Zahlung unter „Buchungshistorie“ aus. Per Kontextmenü und Auswahl von „Buchung stornieren“ wird die ausgewählte Buchung storniert.

Wie mache ich eine Barentnahme auf der Kasse in TopKontor Handwerk

Barentnahme

Über den Menüpunkt „Barentnahme“ können Sie zu jeder Zeit Geld wieder aus der Kasse entnehmen. Wie bei der Bareinlage hinterlegen Sie das Kassenkonto und das zugehörige Gegenkonto. Erfassen Sie dann noch den entnommenen Betrag und hinterlegen Sie im Feld „Kommentar“ einen Entnahmezweck. Dieser dient später rein zur Information, wozu das Geld aus der Kasse entnommen wurde.

 

Eine Bareinlage in die Kasse von TopKontor Handwerk buchen (Eröffnungsbestand)

Bareinlage

Bevor Sie mit der Kasse die Belegbuchung beginnen, sollten Sie eine Bareinlage (Wechselgeld) machen. Unter «Bareinlage» können Sie eine Bareinlage erfassen. Bei den Konten wählen Sie das Kassenkonto und das dazugehörige Gegenkonto. Erfassen Sie dann den Betrag und geben Sie im Feld „Kommentar“ z.B. „Wechselgeld“ ein.

Datevübergabe (Datev 5)- Die Daten an den Steuerberater (oder andere Software) senden/ übergeben

Wie funktioniert die DATEV Schnittstelle?

 

Hinweis: Die Datev-Schnittstelle steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie in den OP-Einstellungen die Datev-Schnittstelle im Bereich Weitere An­gaben aktiviert haben.
Über «Extras» | «Datev-Schnittstelle» starten Sie die Datev-Schnittstelle. Wählen Sie auf der ersten Seite des Assistenten die Option „Buchungsdatensätze“, können Sie Ihre Buchungen komfortabel per Diskette an Ihren Steuerberater übergeben. Als zweite Seite des Assistenten erscheint folgender Dialog:

 

Sie legen in den Feldern Übergabe vom…bis die Buchungsperiode fest. Die entsprechenden Buchungen werden Ihnen nun angezeigt. Bestimmen Sie unter Selektierte Bereiche die Art der zu übergebenden Daten. Sie können folgende Bereiche auswählen:

 

  • Rechnungsausgang
  • Rechnungseingang
  • Zahlungseingang
  • Zahlungsausgang
  • Kasse

Hinweis: Der ausgewählte Datumsbereich muss in einem Monat liegen.
Klicken Sie auf  [Weiter], erhalten Sie anschließend einen weiteren Dialog zur Eingabe der datev-relevanten Angaben wie Mandanten- und Beraternummer etc. Wählen Sie dann über die Schaltfläche […] einen Ausgabepfad und klicken auf  [Starten].  Der Dateiname wird automatisch vorgegeben. Sie klicken nun auf [Speichern].

Zu Einzelheiten bezüglich der datev-relevanten Angaben wenden Sie sich an Ihren Steuerberater. Dieser teilt Ihnen die zu Hinterlegenden Werte mit.

Kasse beim beginnen mit falscher Summe als Bestand.

Sie möchten mit der Kasse in der OP Verwaltung anfangen. Es ist allerdings ein falscher Kassenbestand vorhanden.

Es wurde hier sicher  zum testen eine Buchhung oder mehrere eingetragen. Diese Korrektur muss nun sauber ausgebucht werden.

 

Nehmen Sie ein Buchhung in der OP Verwaltung von TopKontor vor:

  • Wählen Sie die Kasse
  • Machen Sie eine „neue“ Buchhung
  • Buchen Sie (wenn vom Steuerberater nicht ander vorgeschlagen) eine Ausgabe
    • 1000 (SKR04*!) an 9000 (SKR04*!) und tragen Sie die Summe ein.
    • Als Betreff schreiben Sie bitte das das eine Ausbuchung aufgrund von Testvorgängen ist und der nächste Buchungsvorgang die Eröffnungsbuchung ist.

* Die Sachkonten hier beziehen sich auf den Sachkontenrahmen 04!

Was ist das Rechnungs- Eingang und Ausgangsbuch

Im Rechnungseingangsbuch finden Sie eine Aufstellung aller eingegangenen Rechnungen Ihrer Lieferanten.

Im Rechnungsausgangsbuch finden Sie eine Aufstellung aller von Ihnen gestellten (Ausgangs)Rechnungen.

Nummerierung im Kassenbuch

Wenn Sie die Nummerierung im Kassenbuch bei TopKontor Handwerk 6 ändern wollen, dann überschreiben Sie einfach die angezeigte Nummer.

Die Datev Schnittstelle ist ausgegraut.

Um die Schnittstelle „Datev“ nutzen zu können muss diese aktiviert werden.

Klicken Sie in der OP Verwaltung im Menü auf „Extras“ und dann auf „Einstellungen zum OP Center“

Unter „Weitere Angaben“ können Sie diese aktivieren und einrichten.

Der Kunde hat zuviel bezahlt (überzahlt)

Sollte ein Kunden zuviel bezahlt haben, so erscheint der Hinweis“ Die Rechnung ist überzahlt“.

die Überzahlung kann wie eine Gutschrift behandelt werden. Als Beispiel können Sie die Überzahlung mit einer anderen Rechnungen verrechnen oder gegen eine Rechnungskorrektur verbuchen.

 

Wie erden Gutschriften/ Rechnungskorrekturen verbucht?:

  • Klicken die die Rechnung 1x an. Achten Sie drauf das keine Summe im Betragfeld steht.
  • Klicken sie auch buchen. Nun erscheint die mögliche Auswahl zum ausbuchen.
Mit der TopKontor Nachkalkulation und TopKontor Zeiterfassung Regiearbeit abrechnen

Voraussetzung

 

  • Projekt wird benötigt
  • Die Kalkulationsdaten müssen stimmen (Einstellungen etc)
  • Die Löhne müssen angelegt sein (Stammdaten , Lohngruppen (Mittellohn, Selbstkosten eintragen)
  • Die Lohngruppen müssen den Mitarbeiten zugeordnet werden (Stammdaten Mitarbeiter, Betriebliche Angaben)
  • Unter Tabellen müssen die Lohnarten eingetragen sein, z.B. Überstunden25% Faktor 1,25, Krankheit , Zulagen, Sonn- Feiertagszuschlag

 

Naka Einstellungen

  • Weiteres – Einstellungen
  • Naka Baum erzeugen ankreuzen
  • Dokumente beim Öffnen neu einlesen ankreuzen

 

Rapport

Belege / Tage anlegen unter dem Jahr und Monat

Zeiten auf Aufträge regulär einbuchen

 

 

Mit weiteres in RE übergeben wird das eingetragen übergeben